Správa spisů a zpráv
Hromadné zprávy
- Posílání hromadných soukromých zpráv a hromadných e-mailů všem členům a registrovaným příznivcům je vyhrazeno členům republikového předsednictva a vedoucím odborů.
- Ostatní mohou v odůvodněných případech předem požádat vedoucího administrativního odboru nebo jinou oprávněnou osobu.
- Zneužití této funkce se považuje za hrubé porušení pravidel fóra a trestá se podle pravidel fóra.
Pravidla datové schránky
- Administrátorem
- datové schránky je vedoucí administrativního odboru.
- Oprávněnými osobami
- pro přístup do datové schránky jsou členové republikového předsednictva.
- Přístupová oprávnění do datové schránky může administrátor přidělit i dalším členům strany. Přístupová oprávnění se přidělují jen v rozsahu jejich pověření činit úkony jménem České pirátské strany.
- Osoby, kterým chybí přístupová oprávnění do datové schránky, ač mají právo činit právní úkony jménem České pirátské strany, podávají písemnosti prostřednictvím podatelny administrativního odboru.
- Podstatné dokumenty z datové schránky se zařazují do spisu a uveřejňují na webu.
Pravidla pro svodky
- Všechny orgány strany a krajská sdružení musí vždy do 10. v měsíci zveřejnit svodku za předchozí měsíc.
- Pověřenec vkládá svodku do příslušné části fóra, k níž mají přístup pro čtení všichni členové strany a registrovaní příznivci. Uvozuje ji datum, zejména měsíc a rok, ke kterému se vztahuje
- Svodky se postupně přidávají do vlákna.
Spisová značka
- Je řetězec, který jednoznačně identifikuje oficiální dokument, který při správě vydávají orgány České pirátské strany, případně celé řízení, které bylo na jeho základě zahájeno.
- Spisová značka začíná zkratkou orgánu strany, do jehož působnosti dokument spadá, následuje mezera a pořadové číslo dokumentu v daném roce, které mu orgán přiřadil, lomítko a rok.
- Značka neobsahuje uvozující nuly v pořadovém čísle.
- Spisové značky se využívají i při správě jmenných prostorů na webu, kde jsou dokumenty uloženy pod danou značkou či číslem ve vhodném jmenném prostoru.
- Seznam spisů by měl být uložen na stránce
listv příslušném jmenném prostoru.
Zkratky
- Pro orgán strany se použijí dvě až tři písmena jednoznačně ho identifikující.
- V oficiálních dokumentech je s výjimkou spisové značky nutné používat celý název orgánu.
- Předpisy se v oficiálních dokumentech označují svým názvem; Pokud je citováno či odkazováno konkrétní ustanovení, lze je zkracovat podle oficiální zkratky.
- Oficiální zkratky stranických orgánů jsou:
- Oficiální zkratky krajských sdružení jsou:
- PHA, STC, JHC, PLK, KVK, ULK, LBK, HKK, PAK, VYS, JMK, OLK, ZLK, MSK,
- Oficiální zkratky místních sdružení sdružení v registru místních sdružení.
- Zkratka orgánu oblastních sdružení se tvoří předřazením zkratky orgánu před zkratku oblastního sdružení bez spojovníku. Například PMS MSK-MOaP nebo MO JMK .
- Oficiální zkratky dokumentů jsou: