Centrální spisovna:

Česká pirátská strana vede listinnou spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany³⁾.

Registr smluv:

Vedle toho vede i digitální (transparentní) spisovnu pod názvem Registr smluv na adrese https://smlouvy.pirati.cz/

Správce:

Správcem listinné spisovny a registru je Administrativní odbor.

1. Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v Registru smluv, Piroplácení nebo Chobotnici.

2. Zástupce strany ⁴⁾, který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému Koordinátorovi Krajského sdružení (dále jen Koordinátor) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě.

1. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat Koordinátoři Krajského sdružení a osoby správcem určené (Nahrávači).

2. Nahrávač anonymizovanou smlouvu nahraje do Registru smluv a její neanonymizovanou kopii nahraje na Mrak.

3. Nahrávač je povinnen řídit se předepsaným postupem a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle pravidel níže.

4. Nahrávač je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovány za doručené.

5. V pořádku⁵⁾ nahraný a doručený dokument bude autorizován a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 4. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě.

6. Nahrané dokumenty je oprávněn autorizovat pouze a výhradně správce, pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím Redmine.

7. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes Redmine k autorizování dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.
V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ⁶⁾ doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (minimálně doporučenou zásilkou).

V registru smluv se pro každou smlouvu povinně eviduje:

• Název smlouvy
• Datum podpisu smlouvy (posledního)
• Datum začátku a (očekávaného) konce smluvního vztahu
• Druh smlouvy - Z následujícího seznam: TBD
• a všechny Smluvní strany jednotlivě, pro každou:
  • Název (Jméno) osoby
  • pro právnické osoby:
    • IČ
  • pro fyzické osoby:
    • Rok narození
    • Obec Bydliště
  • Zástupce podepisujícího za osobu, pokud je
  • U České pirátské strady dále Organizační složku a Funkci zástupce

Všechny dokumenty (přílohy, dodatky) k jednomu smluvnímu vztahu evidujeme v rámci jednoho záznamu.

Dále evidujeme

• Nahrávače a Schvalující osobu
• Náklady smlouvy (hodinovou sazbu, měsíční odměnu nebo celkové náklady)
• Odkaz na související Výběrové řízení
• Odkaz na související Záměr
• Odkaz na související Schválení orgánem strany (pokud není záměr)
• Historii změn
• Archivační informace k fyzickému dokumentu

1. Listinné dokumenty se ukládají do Centrální spisovny až po ověření, že elektronická verze je řádně nahrána v odpovídajícím systému.

2. Listinné dokumenty jsou při ukládání třízeny podle následujícího systému:

• Přihlášky abecedně podle (prvního) příjmení osoby. Přihlášky k ukončeným členstvím pak společně podle roku následujícího po ukončení.
• Politické smlouvy (předvolební a povolební koalice, dohodě o podpoře, závazky kandidátů, apod…) do samostatného Šanonu rozděleného podle druhu voleb v pořadí:
  • Prezidentské (dle let voleb)
  • Eurovolby (dle let voleb)
  • Sněmovní volby (dle let voleb)
  • Senátní volby (abecedně dle příjmení kandidáta, dále dle let)
  • Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje)
  • Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce)
• Osvědčení o funkci⁷⁾ a pověření zastupováním (abecedně dle pověřeného)
• Ostatní smlouvy (abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce)
• Ostatní dokumenty, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod.

• https://smlouvy.pirati.cz/ (Veřejné)
• Digitální kopie smluv na Mraku (Neveřejné)
• https://piroplaceni.pirati.cz/ (Veřejné)
• Digitální kopie přihlášek v Chobotnici (Neveřejné)

• Organizační řád
• Vkládání dokumentů do Registru
• Anonymizace dokumentů