Centrální spisovna:

Česká pirátská strana vede listinnou spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany³⁾.

Registr smluv:

Vedle toho vede i digitální (transparentní) spisovnu pod názvem Registr smluv na adrese https://smlouvy.pirati.cz/

Správce:

Správcem listinné spisovny a registru je Administrativní oddělení kanceláře strany.

1. Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v Registru smluv, Piroplácení nebo Chobotnici.

2. Zástupce strany ⁴⁾, který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému Koordinátorovi Krajského sdružení (dále jen Koordinátor) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě.

1. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat všichni členové, Koordinátoři Krajského sdružení a další určené osoby.

2. V Registru existují následující skupiny, kde každá má minimálně stejná oprávnění, jako předchozí:

• 1. Návštěvníci. Kdokoliv, kdo otevře Registr bez přihlášení. Může zobrazovat veřejné smlouvy a informace o nich, veřejné soubory apod.
• 2. Běžní uživatelé. Do této skupiny od základu patří všichni členové. Tato skupina má právo nahrávat nové smlouvy, před schválením upravovat či mazat své vlastní smlouvy a vytvářet druhé smluvní strany.
  
• 3. Tajní čtenáři. Mohou zobrazovat neveřejné informace o všech smlouvách. Do této skupiny patří kromě Kontrolní komise např. Koordinátoři krajských sdružení.⁵⁾
  
• 4. Správci. Mohou schvalovat nahrané smlouvy a odstranit / upravit cizí smlouvy.
  
• 5. Supersprávci. Mohou přidávat, upravovat a mazat typy smluv, problémy se smlouvami a naše smluvní strany.
  

3. Do registru se vkládají veřejné i neveřejné informace, anomymizované i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší.

4. Při digitalizaci (skenování) dokumentů k nahrání uživatelé dbají na kvalitu - čitelnost, přesnost a zachování v souboru skenu v souladu s pravidly níže.

5. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným postupem a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle pravidel níže.

6. Pokud dokument již není založen v příslušné spisovně, při nahrávání uživatel uvede, že dokument je „Na cestě“ a jméno osoby zodpovědné za doručení smlouvy do Fyzické spisovny.

7. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené do spisovny.

8. V pořádku⁶⁾ nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 6. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě.

9. U doručeného dokumentu správce v registru před uložením doplní údaj, že dokument je Uložen. (Nikoliv už na cestě.)

10. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím Redmine.

11. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes Redmine ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.
V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ⁷⁾ doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (minimálně doporučenou zásilkou).

Tato pravidla obsahují pokyny pro dosažení optimální kvality skenování dokumentů, které jsou nahrávány do Registru smluv či jinak distribuovány za účelem digitalizace. Cílem je zajistit vysokou čitelnost, přesnost a zachování důležitých informací během procesu digitalizace.

• 1. Nahraný dokument by měl být naskenován v dostatečně čitelné kvalitě a nerozmazaný ve formátu .pdf,
• 2. Součástí skenu nesmí být stíny⁸⁾, vodoznaky použitých aplikací, prsty a jakékoliv jiné objekty,
• 3. Jednotlivé stránky musí být v rámci souboru skenu správně natočené a seřazené ve správném pořadí; úhel skenu nesmí přesahovat 4 stupně,
• 4. Zachycení celého dokumentu - zajistěte, aby sken zachytil celý dokument včetně okrajů a čísle stránek,
• 5. Při ukládání digitalizovaných dokumentů zvažte použití komprese a dalších technik ke snížení velikosti souborů. Při tom však dbejte na uchování čitelnosti a kvality.

V Registru smluv se pro každou smlouvu povinně eviduje:

• Název smlouvy
• Datum posledního podpisu smlouvy
• Datum začátku a (očekávaného) konce smluvního vztahu
• Druhy smlouvy ze seznamu definovaného správcem
• a všechny Smluvní strany jednotlivě, pro každou:
  • Název (Jméno) osoby
  • pro právnické osoby:
    • IČ
  • pro fyzické osoby:
    • Rok narození
    • Obec Bydliště
  • Zástupce podepisujícího za osobu, pokud je
  • U České pirátské strany dále Organizační složku a Funkci zástupce

Všechny dokumenty (přílohy, dodatky) k jednomu smluvnímu vztahu evidujeme v rámci jednoho záznamu.

Dále evidujeme

• Uživatele, které smlouvu nahrál a Schvalující osobu
• Náklady smlouvy (hodinovou sazbu, měsíční odměnu nebo celkové náklady)
• Odkaz na související Výběrové řízení
• Odkaz na související Záměr
• Odkaz na související Schválení orgánem strany (pokud nestačí záměr)
• Historii změn
• Archivační informace k fyzickému dokumentu

1. Listinné dokumenty se ukládají do Centrální spisovny až po ověření, že elektronická verze je řádně nahrána v odpovídajícím systému.

2. Listinné dokumenty jsou při ukládání třízeny podle následujícího systému:

• Přihlášky abecedně podle (prvního) příjmení osoby. Přihlášky k ukončeným členstvím pak společně podle roku následujícího po ukončení.
• Politické smlouvy (předvolební a povolební koalice, dohodě o podpoře, závazky kandidátů, apod…) do samostatného Šanonu rozděleného podle druhu voleb v pořadí:
  • Prezidentské (dle let voleb)
  • Eurovolby (dle let voleb)
  • Sněmovní volby (dle let voleb)
  • Senátní volby (abecedně dle příjmení kandidáta, dále dle let)
  • Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje)
  • Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce)
• Osvědčení o funkci⁹⁾ a pověření zastupováním (abecedně dle pověřeného),
• Ostatní smlouvy abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce,
• Ostatní dokumenty, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod.

• https://smlouvy.pirati.cz/ (Veřejné)
  • Starý registr
    • Digitální kopie smluv na Mraku (Neveřejné)
• https://piroplaceni.pirati.cz/ (Veřejné)
• Digitální kopie přihlášek v Chobotnici (Neveřejné)

• Vkládání dokumentů do Registru
• Anonymizace dokumentů

• Organizační řád