Předpis o interním auditu

Celostátní fórum se usneslo dle čl.8 odst. (6) písm. a) Stanov na tomto předpisu:

(1) Tento předpis definuje poslání, povinnosti, odpovědnosti a pravomoci interního auditu.

(2) Tento předpis dále stanoví povinnosti a oprávnění příslušných osob ve vztahu k internímu auditu a v souvislosti s výkonem interního auditu.

(3) Tento předpis je závazný pro všechny funkcionáře, zaměstnance a jinak smluvně spolupracující subjekty s Českou pirátskou stranou, pokud se smluvně zavázali plnit povinnosti, které jim tento předpis ukládá (dále jen “auditované odpovědné osoby”). Pro účely tohoto předpisu se funkcionářem rozumí každý člen orgánu nebo týmu pověřený odpovědností za interní stranický proces.

(4) Organizace a výkon interního auditu se řídí v přiměřené míře Mezinárodním rámcem profesní praxe interního auditu vydaného Institutem interních auditorů (dále jen „Mezinárodní rámec“).

(1) Interní audit je nezávislá, objektivně ujišťovací a poradenská činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů Pirátů. Interní audit pomáhá Pirátům dosahovat jejich cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování účinnosti systému řízení rizik, řídicích a kontrolních procesů a řízení a správy (vnitřního kontrolního systému).

(2) Interní audit zahrnuje nezávislé a objektivní zjišťování stavu, přezkoumávání a vyhodnocování procesů a vnitřního kontrolního systému, kterým se zjišťuje, zda:

• a) jsou dodržovány zákony, vnitřní předpisy, stanovené postupy a přijatá opatření,
• b) je zajištěno účelné, hospodárné a efektivní nakládání s finančními prostředky,
• c) jsou rizika Pirátů včas rozpoznávána, a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění,
• d) jsou dosavadní vnitřní předpisy, stanovené postupy a přijatá opatření dostatečná pro naplňování záměrů a cílů Pirátů.

(3) Internímu auditu podléhají veškeré interní činnosti Pirátů, s výjimkou činnosti přezkumných orgánů dle čl. 13 Stanov.

(4) Činnosti interního auditu provádí interní auditor.

(5) Interní audit je funkčně podřízen Kontrolní komisi, která garantuje jeho nezávislost a organizační oddělení od ostatních řídicích struktur.

(1) Interní auditory jmenuje předseda Kontrolní komise na základě veřejného výběrového řízení na dobu 2 let, kde výběrová komise musí obsahovat alespoň jednoho člena s praxí v oboru interního auditu. V průběhu funkčního období může interního auditora odvolat Kontrolní komise usnesením na jeho žádost, případně z důvodu závažného či opakovaného porušení na základě písemného odůvodněného návrhu. Interní auditor má v tomto případě právo na projednání věci v jeho přítomnosti.

(2) Interním auditorem může být pouze osoba, která není členem strany.

(3) Interní audit nenahrazuje běžnou nebo pravidelnou kontrolní činnost zaměstnanců nebo orgánů Pirátů, ani výkon metodického řízení této kontroly.

(4) Interní audit je oprávněn podávat připomínky pro tvorbu a úpravu vnitřních předpisů Pirátů na všech jeho úrovních.

(1) Interní auditor je v souvislosti s prováděním auditů oprávněn prostřednictvím Kontrolní komise:

• a) vstupovat na jednotlivá pracoviště strany,
• b) vyžadovat ústní nebo písemná vysvětlení auditovaných odpovědných osob,
• c) mít přístup ke všem informacím, záznamům, dokladům, informačním systémům, operacím, zaměstnancům a k veškerému majetku Pirátů, které jsou relevantní pro provádění auditu; to se nevztahuje na obsah soukromé komunikace, informace, kdo jak hlasoval v tajném hlasování a jiné srovnatelné soukromé informace
• d) vyhotovovat fotodokumentaci, audiozáznamy, videozáznamy, opisy, popřípadě výpisy z originálních dokladů a získávat nezbytná data z informačních systémů v elektronické nebo tištěné podobě, popř. pořizovat kopie databází a dokumentů; v odůvodněných případech převzít originály dokladů, u kterých hrozí nebezpečí jejich ztráty nebo zneužití, proti písemnému potvrzení, audiozáznam a videozáznam lze pořídit jen v případě, že s tím zaznamenávaná osoba vysloví souhlas.
• e) mít k dispozici kopie zpráv a informací předávaných Pirátům externím auditorem nebo kontrolním orgánem,
• f) požadovat po auditovaných odpovědných osobách další součinnost potřebnou pro řádný výkon interního auditu a vytvoření k tomu odpovídajících podmínek,
• g) účastnit se jako host jednání orgánů a týmů strany.

(2) Interní auditor je povinen:

• a) postupovat nestranně, objektivně, nezaujatě a vyhýbat se střetu zájmů,
• b) provést kvalifikovaný, nezávislý, profesionální a efektivní interní audit v souladu s platnými právními předpisy, tímto předpisem a Manuálem interního auditu dle odst. (5) a),
• c) postupovat při výkonu auditu produktivně a systematicky, a to při respektování zájmů auditovaných subjektů na plynulém zajišťování činnosti,
• d) neohrozit práva a právem chráněné zájmy auditovaných osob,
• e) poskytovat pouze takové služby, pro které má nezbytné znalosti, zkušenosti a dovednosti,
• f) udržovat a rozšiřovat svou odbornou kvalifikaci vzděláváním za účelem rozvíjení osobnosti, znalostí a dovedností v oblastech nezbytných pro vykonávání interních auditů,
• g) zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu interního auditu a doložit auditní zjištění potřebnými podklady,
• h) vést řádnou a průkaznou dokumentaci v auditním spise ke každému auditu a archivovat veškerou dokumentaci a pracovní materiály,
• i) předávat výsledky své činnosti formou písemných auditních zpráv, které jsou výsledkem šetření, hodnocení, analýz a dalších auditních prací neprodleně Kontrolní komisi a auditovanému subjektu, tyto zprávy v anonymizované formě Kontrolní komise zveřejní na systémech strany, včetně případných vyhodnocených opatření,
• j) sledovat a vyhodnocovat plnění opatření přijatých auditovanými subjekty na základě doporučení interního auditu a v případech, kdy vedoucí auditovaného subjektu nepřijme nápravná opatření, informovat Kontrolní komisi,
• k) upozorňovat na nežádoucí skutečnosti a rizika, která ovlivňují nebo v budoucnosti mohou ovlivňovat činnost Pirátů,
• l) v případě podezření na páchání trestné činnosti neprodleně informovat Kontrolní komisi,
• m) zachovávat ve vnitrostranické politice striktní neutralitu.

(3) Interní auditor má povinnost zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti s interním auditem nebo s úkony předcházejícími internímu auditu, a nezneužívat takto získaných informací. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení jeho pracovněprávního nebo jiného vztahu. Interního auditora může povinnosti mlčenlivosti zprostit pouze ten, v jehož zájmu tuto povinnost má. Pro zajištění mlčenlivosti podepisuje interní auditor smlouvu o mlčenlivosti (tzv. NDA). Řešení porušení povinností stanovených tímto předpisem je v pravomoci Kontrolní komise.

(4) Interní auditor nesmí:

• a) hodnotit procesy, za které byl během auditovaného období odpovědný nebo na jejichž rozvoji či zavádění se podílel nebo za které je odpovědný,
• b) interní auditor nesmí postupovat tak, aby mohla být zpochybněna nezávislost a objektivita interního auditu a nesmí být podjatý vůči předmětu auditu nebo zaměstnancům auditovaného subjektu. Interní auditor se nesmí zapojovat do činností, které by mohly vést ke kompromisům narušujícím jeho nezávislost,

(5) V případě, že interní audit vykonává více auditorů, určí usnesením Kontrolní komise vedoucího auditora, který bude práci na auditech řídit, jinak je za vedoucího auditora považován tento jediný auditor. Nad rámec povinností uvedených výše, je vedoucí auditor povinen:

• a) vydat Manuál interního auditu v souladu se Standardem 2040¹⁾ a zajistit jeho aktualizaci,
• b) zajistit vypracování střednědobého a ročního plánu interního auditu a jeho projednání a schválení Kontrolní komisí,
• c) předkládat Kontrolní komisi ke zveřejnění na zasedání celostátního fóra roční zprávu o činnosti interního auditu,
• d) pravidelně podávat Kontrolní komisi informace o plnění ročního plánu a dostatečnosti zdrojů a o činnosti a výsledcích z provedených interních auditů,
• e) bezodkladně informovat Kontrolní komisi o narušení nezávislosti a objektivity interního auditu,

(1) Auditované odpovědné osoby jsou oprávněny:

• a) vyjadřovat se ke zjištěním a doporučením interního auditu,
• b) podat námitku podjatosti interního auditora, o níž rozhodne Kontrolní komise.

(2) Auditované odpovědné osoby jsou povinny:

• a) písemně informovat interního auditora o opatřeních přijatých na základě doporučení z interního auditu, jejich plnění, případně informovat, že převzali zodpovědnost za riziko nepřijetí opatření,
• b) poskytnout součinnost podle § 4 odst. (1) tohoto předpisu.

(3) Auditované odpovědné osoby jsou odpovědny za to, že jimi poskytnuté informace jsou přesné, včasné, kompletní a spolehlivé.

(1) Auditované odpovědné osoby ani jiné stranické orgány nejsou oprávněny jakkoliv zasahovat do provádění interního auditu. Stížnosti na porušení povinnosti auditora řeší Kontrolní komise až po ukončení auditu standardním šetřením, včetně fyzického projednání za účasti auditora i auditovaných odpovědných osob, pokud o to některá ze stran požádá. V odůvodněných neodkladných případech je Kontrolní komise oprávněna usnesením provádění konkrétního auditu ukončit.

(2) Tento předpis nabývá účinnosti dnem 30.8. 2020.²⁾

• Manuál interního auditu
• Kontrolní komise
• Interní audit

Návrhy předpisu byl 18.7. 2020 předložen kontrolní komisi republikovému výboru, který jej projednal a v pozměněné podobě 10.8. předložil k ke schválení v referendu celostátnímu fóru. Fórum jej 18.8. schválilo a předpis byl 20.8.2020 vyhlášen.