Schvalování záměrů

složka:: Finanční odbor
adresát:: krajské předsednictvo, republikové předsednictvo, republikový výbor
stav:: aktuální

Tento návod pro republikové předsednictvo a krajská předsednictva pomáhá v transparentním postupu při uskutečnění záměru.

1. Ujasněte si, co všechno bude součástí záměru

Záměr je souhrn závazků v jedné rozpočtové jednotce, které spolu věcně a časově úzce souvisí (§ 10 odst. 1 pravidel hospodaření).
Příklady jednoho záměru. Příkladem jednoho záměru jsou např. koupě nebo prodej věci s příslušenstvím, organizace akce nebo turné, objednávka série plakátů a vylepení, koupě raznice a matrice na odznaky, počítač s monitorem a jeho příslušenství, souhrn smluv s jedním člověkem na související činnosti. Často je jedním záměrem platba více položek jednomu dodavateli uhrazená jednou žádostí o proplacení, pokud položky slouží společnému účelu. Jedním záměrem může být i větší množství menších plateb v rámci jednoho projektu (např. program odměn všem dealerům svobodné hudby za obešlé obchody).
Související záměry více rozpočtových jednotek. Rozpočtovou jednotkou je jednak strana jako celek a jednak každé oblastní sdružení (§ 6 odst. 3 rozpočtových pravidel). Pokud jde o projekt financovaný více rozpočtovými jednotkami (např. společně financovaný pronájem Pirátského centra), posuzuje se záměr odděleně podle míry účasti pro každou rozpočtovou jednotku zvlášť. Například pronájem Pirátského centra tak bude rozdělen na záměr strany s určitými náklady strany a záměr krajského sdružení se zbývajícími náklady krajského sdružení Praha.
Zákaz účelového rozdělování záměrů. Je třeba si dát pozor na všechny související výdaje, které by měly být v záměru zahrnuty, aby se na nic nezapomnělo. Můžou být různé pohledy na to, co je jeden záměr. Podstatné je, aby výdaje na jeden záměr nebyly uměle rozdělovány na více menších výdajů s cílem obejít podmínku souhlasu příslušných orgánů. To se zpravidla pozná na první pohled a někdo na to upozorní.
Záměr spočívající v opomenutí. Za záměr se považuje i opomenutí, které má za následek promlčení pohledávky nebo jiné náklady. Péče řádného hospodáře vyžaduje, aby hospodář sledoval a hlídal stav pohledávek, které spravuje. Pokud se tedy hospodář chce vzdát pohledávky vůči někomu nebo ji nechat promlčet, musí s tím vyslovit souhlas za stejných podmínek jako při schvalování záměru.

2. Ujistěte se, že záměr odpovídá péči řádného hospodáře

Péče řádného hospodáře. Správa majetku strany je službou členům, představitelé strany si nemohou dělat všechno, co je napadne. Při veškerém nakládání s majetkem musí hospodařit s péčí řádného hospodáře, která je vymezena v § 4 odst. 3 pravidel hospodaření:

Hospodář a ten, kdo se podílí na rozhodování o hospodaření strany, má postupovat hospodárně, s nezbytnou loajalitou, v souladu s vnitřními předpisy i s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Pečlivě a s potřebnými znalostmi jedná ten, kdo při rozhodování mohl v dobré víře rozumně předpokládat, že jedná informovaně a v obhajitelném zájmu strany.

Zakázaná právní jednání. Vnitřní předpisy upřesňují péči řádného hospodáře výslovným výčtem zakázaných právních jednání. Inspirovali jsme se typickými případy špatného nebo podezřelého hospodaření ve veřejné správě (objednání nesvobodného software na zakázku, výdaje na večírky, střet zájmů, dlouhodobé smlouvy bez možnosti výpovědi). Zakázaná právní jednání vymezuje § 5 pravidel hospodaření:
§ 5 Zakázaná právní jednání

Zakazuje se
- a) hospodařit s majetkem strany v rozporu s politikou strany,
- b) objednávat občerstvení na večírek a jiné nepřiměřené občerstvení, nemravné služby, alkohol a jiné psychotropní látky, ledaže se cena zaplatí z prostředků na to darovaných dárcem nebo určených celostátním fórem,
- c) slibovat třetí osobě za její protiplnění politický prospěch, kterým není naplňována politika strany,
- d) zastupovat stranu ve vlastní věci nebo jiném případě střetu zájmu strany s osobním zájmem, aniž by byl jednající v dané věci nahrazen,
- e) vynakládat prostředky na zjevně zbytečně nákladné alternativy (např. na taxislužbu nebo leteckou přepravu, pokud pro ně není důvod),
- f) zavazovat stranu k dlouhodobému opakovanému plnění bez možnosti výpovědi nebo takovému plnění, pro které nelze v rozpočtu nebo rozpočtovém výhledu očekávat prostředky,
- g) zřídit k věci v majetku strany zástavní nebo předkupní právo,
- h) zatížit věc v majetku strany věcným břemenem v rozsahu větším, než je nezbytně nutné pro rozumné uspořádání vztahů.

3. Odhadněte celkové náklady záměru

Celkové náklady záměru jsou vyjádřeny peněžitou hodnotou nákladů, které lze v rozpočtové jednotce důvodně očekávat v souvislosti se záměrem, a to včetně rezervy na nečekané výdaje. Celkové náklady záměru se posuzují nezávisle na počtu účetních případů, do kterých byl záměr rozdělen (§ 10 odst. 2 pravidel hospodaření).
Vyčíslení celkových nákladů. V případě výpůjčky, pronájmu, pachtu či věcného břemena k věci strany zahrnují náklady záměru též tržní odměnu, která je za užívání obvyklá. Celkové náklady záměru tedy vyjadřují ekonomickou hodnotu, o kterou se může majetek strany v důsledku uskutečnění záměru snížit (včetně závazků zdržet se výkonu určitých práv, nepožadovat náhradu škody apod.). Tyto ušlé příležitosti jsou oceněny jejich tržní hodnotou. Vyčíslení se přitom stanoví v pravděpodobné a rozumně očekávané výší celkových nákladů spolu s přiměřenou rezervou, jak by to odhadl řádný hospodář (§ 4 odst. 3 pravidel hospodaření).
Smlouvy na dobu neurčitou. V případě smluv uzavíraných na dobu neurčitou s možností výpovědi (např. pracovní smlouvy) je odsouhlasena část trvání smlouvy, která odpovídá odsouhlaseným celkovým nákladům záměru uvedeným v usnesení. Pokud má smlouva podle vnitřních předpisů pokračovat, je třeba dostatečnou dobu před uplynutím odsouhlasené části schválit rozšíření záměru, pokud to předpis vyžaduje (viz dále). Pokud není příslušné prodloužení odsouhlaseno potřebným způsobem, musí hospodář smlouvu vypovědět. Pokud smlouvu nevypoví, je pokračování smlouvy v důsledku tohoto opomenutí rozšířením záměru, které může vyžadovat předchozí souhlas příslušného orgánu.

3. Připravte potřebné podklady

Zajištění peněz na záměr. Předně si jako u všech výdajů zjistěte, zda jsou na záměr vůbec peníze v některé rozpočtové položce. Doporučuji udělat si poznámku, že výdaje na záměr očekáváte, aby mezi tím nedošlo k vyčerpání peněz v rozpočtové položce. Pokud nejste hospodář, obstarejte si nejprve souhlas se záměrem od hospodáře, z jehož rozpočtové položky se bude záměr platit.
Příprava dokumentů. Připravte koncept objednávek, uzavíraných smluv, zadávacích podmínek veřejného výběrového řízení nebo jiného dokumentu, která má vliv na vznik závazku a který může být užitečný pro posouzení toho, zda se má záměr realizovat. Předpokládá se, že iniciátor záměru vyvine potřebnou aktivitu k tomu, aby měli členové i příslušný orgán tyto informace k dispozici.
Rozsah předkládaných podkladů. Příslušnému orgánu se však poskytnou všechny podklady, které jsou v dané chvíli k dispozici. Je bezpodmínečně třeba, aby byly zveřejněny aspoň podstatné náležitosti smlouvy (s výjimkou údajů určených až ve výběrovém řízení), aby byl souhlas udělený příslušným orgánem dostatečně určitý. Vedlejší ujednání smlouvy je přípustné sjednat i dodatečně (např. přistoupením ke standardním obchodním podmínkám podnikatele při objednávce, použitím zákonné úpravy smluvního vztahu nebo jiného vzoru smlouvy). Pokud by vedlejší ujednání smlouvy zvýšilo celkové náklady, postupuje se jako u rozšíření záměru (viz dále).

4. Požádejte o případný souhlas příslušné orgány

Podmínka souhlasu. Pokud náklady záměru přesahují určité prahové hodnoty, budete si muset před podpisem smlouvy, objednávkou, vyhlášením výběrového řízení, prominutím dluhu, promlčením pohledávky nebo jiným vznikem nebo zánikem závazku, se kterým jsou spojeny náklady, vyžádat souhlas příslušného orgánu (§ 11 odst. 2 pravidel hospodaření).

Záměr rozpočtové jednotky, jehož celkové náklady mají přesáhnout

a) prahovou hodnotu 5 000 Kč, je podmíněn souhlasem příslušného předsednictva,
b) prahovou hodnotu 50 000 Kč, je podmíněn souhlasem příslušného schvalujícího orgánu.

Význam podmínky souhlasu. V případě záměrů s vysokými náklady bude třeba získat souhlas jak příslušného předsednictva, tak schvalujícího orgánu. Ačkoliv nakládání s majetkem přísluší zásadně orgánům moci výkonné, podmínka souhlasu se záměrem je pojistkou proti neuváženým vysokým výdajům.
Příslušné orgány. Příslušným předsednictvem je v případě oblastního předsednictva oblastní předsednictvo a v případě strany jako celku republikové předsednictvo. Příslušným schvalujícím orgánem je v případě oblastního sdružení oblastní fórum a v případě strany jako celku republikový výbor. Prahovou hodnotu pro svůj souhlas může příslušný orgán usnesením snížit, a to jak pro jednotlivé případy, tak obecně.
Žádost o souhlas se záměrem. Žádost o souhlas se záměrem se příslušnému orgánu předkládá na internetovém fóru včetně dostupných informací o záměru (podklady poskytnuté hospodářem, zpravidla včetně návrhů smluv, případně podmínek výběrového řízení). Tyto dokumenty by měly být předem zveřejněny na internetovém fóru.

Vzor navrhovaného usnesení

Republikový výbor souhlasí se záměrem ________________ a souhlasí s náklady na tento záměr ve výši ________________ Kč.
(Na dodání ________________, které je součástí záměru, bude vypsáno veřejné výběrové řízení, které se řídí pravidly výběrových řízení a zvláštními pravidly, které jsou přílohou tohoto usnesení.)¹⁾
(Prahová hodnota pro souhlas schvalujícího orgánu v případě rozšíření tohoto záměru se snižuje na 25 000 Kč.)²⁾
Toto usnesení účinkuje vyhlášením.

Přílohy (připojte odkazy):
- Specifikace schvalovaného záměru
- Zvláštní pravidla pro dodávku
- Návrh smlouvy uzavírané s vítězem výběrového řízení

Schvalování záměrů na úrovni strany jako celku. Pokud jde o záměry strany jako celku, které vyžadují souhlas republikového výboru, předkládají se do podatelny republikového výboru zpravidla spolu s žádostí, aby republikový výbor projednal předložený návrh v referendu (§ 6 odst. 2 JŘRV).
Usnesení o souhlasu se záměrem. Souhlas se záměrem vyslovuje příslušný orgán usnesením, které obsahuje dostupné informace o záměru a výši jím odsouhlasených nákladů záměru (viz vzor výše). Odsouhlasené náklady záměru mohou být i vyšší než celkové náklady záměru. Do této výše jsou jím odsouhlasena všechna právní jednání.

5. Proveďte případné výběrové řízení

Jeden záměr může obsahovat třeba i více veřejných zakázek. V zájmu transparence předpis stanoví, kdy je třeba vyhlašovat výběrové řízení (§ 6 pravidel hospodaření):

§ 6 Výběrová řízení

Na zakázku s celkovými náklady nad 50 000 Kč musí orgán strany vypsat veřejné výběrové řízení ve dvou fázích:

V zadávací fázi zveřejní hospodář orgánu strany zadání, které obsahuje požadavky na nabídky a způsob výběru vítěze takovým způsobem, aby kritériím hodnocení mohli uchazeči přizpůsobit své nabídky. Zpravidla také aspoň tři dodavatele osloví nebo zjistí jejich nabídky. Proti zadání lze podat podnět k nápravě nadřízenému orgánu, ledaže výběrové řízení probíhá za standardních podmínek, které nadřízený orgán schválil.
V hodnotící fázi vybere hodnotitel vítěze z nabídek, které obdrží. Nestačí-li hodnocení podle nabídkové ceny, hodnotící komise musí být sestavena nejméně ze tří odborníků způsobem schváleným v zadávací fázi. Rozhodnutí o hodnocení lze přezkoumat na základě stížnosti, která nemá odkladný účinek.

Požadavky vyhlásí hospodář organizační složky, jakmile je schválil schvalující orgán. Pokud má být s vítězem uzavřena smlouva, uvede se i vzor této smlouvy bez vyplnění těch částí, které mají vzejít z výběrového řízení. Při vyhlášení podmínek je třeba zájemce upozornit, že ve stanovené lhůtě mohou podat rozklad k republikovému předsednictvu resp. ke krajskému fóru sdružení.
Pro přezkum ve druhé fázi není předepsán odkladný účinek, tedy po výběru uchazeče hodnotící komisí může být podepsána smlouva.

Několik nezávazných, ale užitečných doporučení:

Přečtěte si Pravidla výběrových řízení schválená republikovým předsednictvem, postupujte podle nich a uveďte na ně u každého vyhlášení odkaz (to také umožňuje podstatně vyhlášení zestručnit).
Výběrové řízení publikujte na internetovém fóru, aby bylo skutečně veřejné. Lhůty nikdy nestanovujte kratší než cca 5 dnů.
Obešlete e-mailem i několik větších firem s žádostí, aby zaslaly svou nabídku, případně členy, kteří v daném oboru podnikají a byli by ochotni dodávku provést levněji nebo mají kontakt na levného dodavatele.

6. Uzavřete, zveřejněte a plňte smlouvu

Smlouvu nebo závaznou objednávku může podepsat pouze příslušný hospodář, a to za splnění všech následujících podmínek:
- na plnění smlouvy má zajištěné peníze v rozpočtu,
- obstaral si souhlasy příslušných orgánů, pokud jsou potřeba,
- bylo vypsáno veřejné výběrové řízení, pokud je potřeba,
- doporučuje se, aby záměr byl rovněž předem zveřejněn rozumnou dobu předem.
Uchování smlouvy. Jedno vyhotovení smlouvy pro strany bezpečně uložte u sebe nebo v archivu v Pirátském centru. Smlouvu zveřejněte v registru smluv.
Výkon smluvních povinností. Smlouva upravuje, kdy jsou závazky splatné, případně tyto podmínky vyplývají ze zákona. S péčí řádného hospodáře hlídejte splatnost závazků a podávejte žádosti o proplacení, aby byly závazky včas plněny. Žádost o proplacení podáte kliknutím na příslušné tlačítko u odpovídající rozpočtové položky ve vybraném rozpočtu.
Výkon smluvních oprávnění. Sledujte rovněž plnění závazků ostatních smluvních stran a čiňte vhodná opatření, aby se práva strany nepromlčela. Případné vzdání se práva, promlčení pohledávky strany nebo jiný záměr s majetkovým dopadem na stranu musí být samostatně předem schválen jako každý jiný záměr.

7. Požádejte o případný souhlas s dodatečným rozšířením záměru

Příklady dodatečného rozšíření záměru. Po uzavření smlouvy se může vyskytnout situace, ve které je třeba záměr rozšířit. Příkladem může být, že je výhodné udělat dotisk plakátů, uspořádat nějakou další akci, se kterou se dříve nepočítalo. Rozšířením záměru je ovšem také případ, kdy strana musí platit úroky z prodlení, smluvní pokutu nebo jinou sankci. Pro rozšíření záměru hospodář zásadně nepotřebuje souhlas, pokud není stanoveno jinak.
Souhlas je třeba, pokud neodsouhlasené náklady přesáhnou prahovou hodnotu. Pravidla hospodaření stanoví v § 11 odst. 5
Ilustrační obrázek k nutnosti schvalování rozšíření záměrů.

Dodatečné rozšíření záměru je podmíněno souhlasem příslušného orgánu, jen pokud jím neodsouhlasené náklady na tento záměr přesáhnou prahovou hodnotu pro souhlas.

Stačí se tedy podívat do usnesení příslušného orgánu, jaké náklady odsouhlasil a odečíst tyto náklady od nově očekávaných celkových nákladů záměru.
- Pokud neodsouhlasené náklady přesáhnou 5 000 Kč, je třeba souhlas příslušného předsednictva.
- Pokud neodsouhlasené náklady přesáhnou 50 000 Kč, je navíc třeba souhlas schvalujícího orgánu.
Implicitní rezerva. Tímto způsobem se v podstatě u každého záměru vytváří „rezerva“ pro dodatečné rozšíření, a to až do výše prahové hodnoty. Výhoda tohoto přístupu je, že hospodář není nijak motivován obcházet pravidla a vydávat rozšíření záměru za nový samostatný záměr, protože nový záměr i rozšíření záměru podléhají stejným podmínkám. Příslušný orgán však může tuto implicitní rezervu svým usnesením snížit (viz výše).

¹⁾ Tuto část uveďte, pokud má být vypisováno výběrové řízení, viz dále bod 5.

²⁾ Tuto část uveďte, pokud má být v případě rozšíření záměru snížena prahová hodnota, od které bude potřeba nový souhlas schvalujícího orgánu s neodsouhlasenými náklady. Není-li tato část uvedena a republikový výbor neurčí jinou výchozí prahovou hodnotu, použije se prahová hodnota 50 000 Kč.