Toto je starší verze dokumentu!
Pravidla Archivu a Registru smluv
- původce:
- Administrativní oddělení
- typ:
- pravidla
- zkratka:
- AO-Arch
- zásadní:
- ne
- Aktualizováno:
- 09.08.2022
- stav:
- aktuální
- Centrální spisovna:
- Česká pirátská strana vede listinnou spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany1).
- Registr smluv:
- Vedle toho vede i digitální (transparentní) spisovnu pod názvem Registr smluv na adrese https://smlouvy.pirati.cz/
- Správcem:
- listinné spisovny a registru je Administrativní odbor.
Pravidla registru
1. Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v Registru smluv, Piroplácení nebo Chobotnici.
2. Zástupce strany 2), který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému Koordinátorovi Krajského sdružení (dále jen KoKS) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě.
3. KoKS vloží anonymizovanou smlouvu do Registru smluv a její neanonymizovanou kopii nahraje na Mrak.
4. KoKS je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nebudou považovány za doručené.
5. Dokument zanesený do Registru smluv bude autorizován správcem archivu až po jeho fyzickém doručení, viz bod 4.
6. Dokumenty do Registru jsou oprávněni vkládat Koordinátoři Krajského sdružení, správci a osoby správcem určené. Za činnost osob správcem určených zodpovídá v plném rozsahu správce.
7. Vložené dokumenty je oprávněn autorizovat pouze a výhradně správce, pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím Redmine.
8. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může vedoucí AO dát pokyn přes Redmine k autorizování dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem. V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů (v případě doručování poštou je rozhodné datum podání) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (minimálně doporučenou zásilkou).
9. Osoba, která zanáší dokument do Registru, je povinna řídit se předepsaným postupem.