Pravidla Archivu a Registru smluv

Pojem Archiv, Registr smluv:

Česká pirátská strana vede listinný archiv smluv, který je umístěn v sídle strany. Vedle toho vede i digitální (transparentní) archív pod názvem Registr smluv na adrese https://smlouvy.pirati.cz/

Správcem archivu a registru:

je Kancelář strany.

Pravidla registru

1. Veškeré smlouvy a dokumenty České pirátské strany se archivují v Registru smluv nebo Piroplácení. Zástupce strany ¹⁾, který dokument podepsal, je povinen smlouvu po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému Koordinátorovi Krajského sdružení (dále jen KoKS) a to v listinné podobě a vedle toho také elektronicky v upravitelné podobě.
2. KoKS provede zanesení smlouvy do Registru smluv a oznámí tuto skutečnost Správci archivu elektronicky na e-mail archiv@pirati.cz spolu s digitální podobou listinné smlouvy a v upravitelné podobě.
3. KoKS je dále povinen zajistit doručení dokumentu do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ²⁾. Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nebudou považovány za doručené.
4. Dokument zanesený do Registru smluv bude autorizován ³⁾ správcem archivu až po jeho fyzickém doručení, viz bod 3.
5. Dokumenty do Registru jsou oprávnění zanášet Koordinátoři Krajského sdružení, správci a osoby správcem určené. Za činnost osob správcem určených zodpovídá v plném rozsahu správce.
6. Zanesené dokumenty je oprávněn autorizovat ⁴⁾ pouze a výhradně správce
7. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může vedoucí FT dát pokyn přes podatelnu kanceláře strany k autorizování ⁵⁾ dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem. V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ⁶⁾ doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ⁷⁾.
8. Osoba, která zanáší dokument do Registru, je povinna řídit se předepsaným postupem.