Pravidla Archivu a Registru smluv

Veškeré smlouvy a dokumenty České pirátské strany se archivují v Registru smluv. Zástupce strany ¹⁾, který dokument podepsal, je povinen smlouvu po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému Koordinátorovi Krajského sdružení (dále jen KoKS) a to v listinné podobě a vedle toho také elektronicky v upravitelné podobě.

KoKS provede zanesení smlouvy do Registru smluv a oznámí tuto skutečnost Správci archívu elektronicky na e-mail archiv@pirati.cz spolu s digitální podobou listinné smlouvy a v upravitelné podobě.

KoKS je dále povinen zajistit doručení dokumentu do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ²⁾. Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nebudou považovány za doručené.

Dokument zanesený do Registru smluv bude autorizován ³⁾ správcem archívu až po jeho fyzickém doručení, viz bod 3.

Dokumenty do Registru jsou oprávnění zanášet Koordinátoři Krajského sdružení, správci a osoby správcem určené. Za činnost osob správcem určených zodpovídá v plném rozsahu správce.

Zanesené dokumenty je oprávněn autorizovat ⁴⁾ pouze a výhradně správce

Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může vedoucí FO dát pokyn přes podatelnu administrativního odboru k autorizování ⁵⁾ dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem. V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ⁶⁾ doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ⁷⁾.

Osoba, která zanáší dokument do Registru, je povinna řídit se předepsaným postupem.