Zápisy stranických týmů

• datum
• přítomní¹⁾, hosté²⁾, omluvení (celým jménem)
• případní činovníci: zapisovatelé, předsedající, ověřovatelé apod. (celým jménem)
• pořad jednání
• základní zachycení myšlenek všech diskutujících k daným bodům
• všechny zmíněné informace vedoucí k danému rozhodnutí (u usnesení)
• samotné informace o usnesení (včetně informací o hlasování)

• příklady dobré praxe
  • KS OlK: https://forum.pirati.cz/viewtopic.php?f=413&t=53828
  • MS Olomouc: https://forum.pirati.cz/viewtopic.php?f=712&t=52422
  • RV: https://forum.pirati.cz/viewtopic.php?f=248&t=53448
  • MRT NCH: https://forum.pirati.cz/viewtopic.php?f=541&t=51860
• ověřování
  • slouží k ověření faktické správnosti zápisu
  • probíhá bezprostředně (v řádu dnů)
  • vykonávají ho předem určení ověřovatelé
• termíny i způsob zveřejňování
  • na systémech strany (ideálně forum)
  • co nejdříve, např. ihned po ověření (nejpozději na začátku dalšího jednání)
• metodika zveřejňování neveřejných informací
  • zápisy z uzavřených částí jednání jsou ihned po ověření umístěny do uzavřené části fora daného orgánu a odkaz je předán KK
  • zápisy z uzavřených částí jednání jsou zveřejněny okamžitě, když pomine důvod k jejich uzavření

• pro tvorbu zápisu lze s výhodou využít https://codimd.pirati.cz/; zveřejnění se pak provádí na https://forum.pirati.cz/
• více zapisovatelů, kteří se střídají a doplňují
• předem určení ověřovatelé + jasné lhůty k ověření
• je dobré si v zápise zvlášť vypíchnout: vyplynuvší úkoly, termíny a zodopovědné osoby
• pokud je to možné, doporučuje se pořizovat audio(video)záznam (pro efektivnější zpětnou kontrolu)
• ve výjimečných případech, např. při časové tísni, je možné písemný zápis dočasně nahradit audiozáznamem
• účastníci by měli mít možnost zasahovat do zápisu ještě před zveřejněním, ověřovatel/zapisovatel by měl být informován; po ověření by do zápisu měl mít možnost zasahovat pouze ověřovatel/zapisovatel
• ve vyjímečných případech lze za ověřovatele označit všechny účastníky jednání, pokud jsou všichni ochotni a schopni dodržet rychlost ověření
• pro umístění uzavřených zápisů je vhodné využít uzavřené subforum daného orgánu (pokud uzavřené subforum daný orgán nemá, požádá AO o jeho vytvoření)
• u veřejných jednání (schůze KF, MF) lze zápis zveřejnit hned a ověření řešit individuálně, když se někdo ozve s výhradou

• Zásady týmové spolupráce
  • 8. Jednání na zasedání
    • 4. Zápis se píše již během jednání, obsahuje schválená rozhodnutí a jména jejich navrhovatelů, výsledky hlasování a stanoviska, na jejichž zapsání člen týmu trval.
• Organizační řád
  • § 26 Otevřené jednání
    • (1) Právní akty, zápisy o právním jednání a výsledky hlasování v týmu se zachycují v písemné, elektronické podobě na systémech strany a zveřejňují se, pokud nejsou důvěrné (§ 27), ty se dají na vědomí aspoň kontrolní komisi.
    • (2) Stručná odůvodnění rozhodnutí a podklady k rozhodnutím se pokud možno zpřístupňují aspoň členům a registrovaným příznivcům strany.
    • (3) Jednání všech týmů mohou přihlížet členové a registrovaní příznivci. Není-li stanoveno jinak, tým je oprávněn jednat uzavřeně či některé přihlížející vykázat, pokud k tomu uvede věcný důvod.
  • § 27 Důvěrnost informací
    • (1) Každý je povinen se zdržet zveřejňování a dalšího šíření důvěrných informací (neveřejné citlivé údaje, telefonní čísla a jiné chráněné osobní údaje, identifikace whistleblowerů, přístupové údaje, záznamy, zápisy a jiné informace z uzavřených jednání, tajné úkoly apod.), dokud nezanikne důvod utajení.
    • (2) Člověk, který administruje server nebo některý systém uchovávající důvěrné informace, může začít nakládat s důvěrnými informacemi až v okamžiku, kdy uzavře se stranou písemnou dohodu o mlčenlivosti (NDA).
    • (3) Pokud je hlasování tajné, je třeba použít maximum dostupných technických i faktických prostředků k vyloučení možnosti, aby někdo mohl zjistit, jak kdo hlasoval.

Na tento návod odkazují tyto stránky.