• @ALL has read permissions
  • lukas.novy has no permissions
  • @administrator_-_vedouci_ao has delete permissions
  • lukas_novy has no permissions

Produkce velké venkovní akce

Plánování

  • Určit si cíl konané akce a co nejpřesněji si vyspecifikovat představu o akci a tu si potvrdit se zadavatelem akce (PKS, volební manažer, RP..). Stanovit si budget akce, dle finančních možností následně plánovat.
  • Vytipovat lokalitu a termín konání akce.Lokalitou je myšlen prostor ke konání akce - může být venkovní akce (náměstí, park,…) - kde je třeba řešit zábor nebo vnitřní akce - sál, klub, kde je třeba rezervace prostor. Je nutné zkontrolovat, zda akce nekoliduje s jinou důležitou ne jen pirátskou akcí. Na lokalitu se běžte určitě podívat a ověřte si, že je to to správné místo, které hledáte.
  • Ideálně si sestavit plán produkce akce a realizační tým. Určit jednoho manažera akce - Vás :), který bude o všem vědět a celý průběh koordinovat.

Tip: Začít ideálně 2 měsíce před termínem konání akce - podle tipu akce. Větší akce plánujeme i více než půl roku s předstihem, naopak menší akce tipu tiskovka nebo malá kampaň stačí plánovat v řádu týdnů.

  • Zjistit, jaký budget máme na akci a sestavit rozpočet

Základ:

  • Náklady spojené s místem (pronájem, zajištění elektřiny, zázemí, vybavení na místě - stany, stoly, židle apod.)
  • Technické zajištění - dle typu akce - podium, ozvučení, projekce, osvětlení,…
  • Náklady na program/aktivity (nezapomeňte na děti)
  • Náklady spojené s péčí o dobrovolníky (je třeba jim dát najíst, napít, tričko, apod.) nebo umělce a pořadatele - u větší akce nezapomenout na zázemí pro umělce, vystupující, šatny, catering
  • Náklady spojené s péčí o novináře (novinářům obvykle bývá vyhrazeno speciální místo, kde je trochu klidněji - pro případné rozhovory - a kde je také malé občerstvení a ideálně káva.)
  • Pro veřejnost - pokud nemá daný prostor k dispozici je třeba myslet na hygienické zabezpečení akce (TOI TOI), mít dostatek košů, možnost občerstvení pro vystupující i veřejnost

Pro inspiraci můžete nahlédnout zde. Po sestavení rozpočtu budete vědět, kolik máte peněz na jednotlivé položky a můžete s tím operovat. Tipy a triky: Je dobré si od dodavatelů poslechnout, jaká je komerční cena. Následně komunikovat na rovinu, kolik na to můžeme uvolnit my. “Máme na catering tolik a tolik. Jsme schopni se do toho vejít?” Většinou může každý dodavatel dát slevu 10-20% ale i více. Dobré je také navazovat dlouhodobější partnerství. Ideální jsou dodavatelé, se kterými spolupráce tvoří synergii, a nebo jsou s námi alespoň spříznění. Dlouhodobější partnerství šetří čas i peníze. Ale zase je dobré si jednou za čas ověřit, jaké jsou tržní podmínky a zda naše partnerství dává smysl.

  • Zjistit, zda v daném místě není v uvedený datum nahlášena jiná akce, produkce, shromáždění,a pokud ne, tak si ho ihned nahlásit, aby Vám někdo jiný (i naschvál) místo nesebral. Samozřejmě záleží na charakteru pořádané akce.
  • Zajistit si zábor veřejného prostranství. Parky a další zeleň většinou ve správě MČ/města řeší se s OŽP, ulice a silnice většinou ve správě TSK a to včetně těch náměstí, které nemají zelenou plochu. Velké parky a významná místa jako Stromovka, Náplavka apod. má ve správě většinou přímo Magistrát. Je třeba tedy nejdřív zjistit, kam daná plocha spadá. O zábor je nutné žádat nejpozději 45 dní před termínem konání akce - vyplněním požadovaného formuláře. Každá MČ či obec má jiný vzor. Pozor, žádost většinou vyžaduje poměrně podrobné informace, stáhněte si ji tedy co nejdříve. Pro vyplnění je třeba mít akci již poměrně podrobně naplánovanou. Součástí je mj. např. plánek s přesně zakreslenými stanovišti nebo SPZ aut, které na místo povezou vybavení. Na místě také musí být veřejné toalety, pokud se nikde v okolí nenachází, je třeba myslet také na zajištění vlastních mobilních toalet. K podpisu smlouvy je třeba mít Pověření o zastoupení. Najdete ho v šablonách.

Tipy a triky: V tomto bodě se určitě vyplatí navázat osobnější vztahy s danými úředníky :). Důležité je také zjistit, zda je v daném místě možnost používat elektrickou přípojku. Pokud ne, je třeba zajistit elektrocentrálu. Elektrocentrálu je možné si půjčit v půjčovně stavební techniky či od dodavatetelů technického zajištění akce. Vypočítejte si požadovaný výkon a počítejte s tím, že je nutné složit kauci v hotovosti 10-20 tis. Ne všechny elektrocentrály jsou vhodné pro “jemnou techniku”. Ale to trochu předbíháme :)..

  • Sestavit program akce včetně časových slotů. V programu počítejte s dostatečnýmčasem na přípravu akce, technické či jiné zkoušky, některé akce je třeba připravovat,např. i s předstihem 1 dnu, to je nutné zohlednit již při výběru termínu a místa.

Tipy: Nezapomeňte si vyhradit dostatek času na přípravy akce a na úklid po akci. Myslete na to, že většina lidí, co Vám pomáhá, jsou dobrovolníci a práce s nimi vyžaduje trochu více času.

  • Najít a domluvit interprety a zjistit jejich technické požadavky na produkci. S interprety se většinou uzavírá smlouva o dílo. Pokud vystoupí zadarma, je dobré jim proplatit alespoň cesťák, nebo jim zajistit volnou konzumaci na místě. POZOR strana nikdy neproplácí alkohol!

Tipy: Zkuste si najít takové interprety, kteří s námi souzní. Většinou potom rádi přijdou a za účinkování nic nepožadují. Ujistěte se, že není třeba nic nahlašovat OSE ani Integramu.

  • Sestavit inventář na akci. Kolik stanů, co v nich bude (stoly, pivní sety, petiční stánky), zázemí pro děti, dětské aktivity…a kde dané vezmeme. Co máme, co si můžeme půjčit od strany či dobrovolníků, co si pronajmeme. V každém městě existují firmy zabývající se půjčováním inventáře na rauty, večírky apod.). Nezapomeňte si i vytvořit seznam toho, co je třeba vzít ze zázemí (Pirátského centra). Příklad najdete zde. Určitě nezapomeňte vzít merch, aktuální tiskoviny (letáky, noviny) a také nějaké nádoby na odpad, pokud nejsou přímo na místě. Myslete na třídění.
  • Myslete na plán propagace. Sem spadá:

Pro koho je akce určena a jak budu zvát (fb událost a VIP zvát telefonicky/osobním emailem apod.) Jak a kdy budu akci propagovat - pokud chci i účast veřejnosti. Budu dělat plakáty? Budu promovat na fb – sdílením, nebo finanční dotací..? Jak budu stranu propagovat na místě Budou letáčky nebo jiné tiskové materiály? Vezmu s sebou rollupy, bowflagy, vlajky, bannery, bočnice s potiskem, pirátskou stěnu? Bude speciální merch pro tuto příležitost? Tip: Pokud se bude něco vyrábět, je třeba to nezapomenout zahrnout do rozpočtu a také včas zasmluvnit dodavatele. Propagaci akce je třeba také plánovat s předstihem - výlepy plakátů a další reklamu je třeba objednat s předstihem, myslet na výrobu pozvánek a dalších materiálů.

  • Najít ostatní dodavatele a domluvit s nimi podmínky spolupráce. Myslete na to, že maximum věcí chceme platit fakturou po dodávce zboží/služby. Tedy objednavatelem jsou Piráti, od dodavatelů chceme fakturu na převod, případně lze dohodnout zálohové platby. Veškeré platební podmínky i následné proplácení se řídí interními PraH, pokud si nejste jisti, kontaktujte finanční tým.

POZOR! Pokud nám kdokoli poskytne zboží či službu zdarma, je třeba s ním uzavřít smlouvu o poskytnutí nefinančního daru. To se týká také dobrovolnické práce.

  • Zamluvit si pirátskou skákací loď - která je v majetku JmK (pro zapůjčení konaktuj místní KoKs) a zajistit si její dovoz. Nezapomenout si vyčlenit na dovoz prostředky. Pokud se loď nachází na druhé straně republiky a Vy nemáte vlastní auto/dobrovolníka s vlastním autem, počítejte, že se nemusí jednat o právě levnou záležitost.
  • Domluvte si s předstihem fotografa, případně kameramana - podle typu akce to může být dobrovolník nebo profi, ale dojednejte si podmínky i termín dodání fotek, ať máte pro další použití a dokumentaci. Základ zvládnete sami na mobil, ale profi je profi!
  • Připravit personální plán a tzv. štábovku: kolik lidí a na jakých pozicích a na jak dlouho potřebujeme. Pracovat v maximální možné míře s dobrovolníky. Na jejich oslovení je možné použít hromadný mail. Nejlepší ale je, dobrovolníky znát a oslovovat je adresně. Každému dát takovou úlohu, která ho bude v ideálním případě i bavit. Některé pozice je dobré ale pokrýt profesionály např. security. Nezapomeňte na dostatek řidičů ideálně s vlastním (velkým) autem.

Štábovka - seznam všech kontaktů a lidí, kteří se podílejí na akci - od úředníků, přes umělce i dobrovolníky, mít u sebe, kdyby se cokoliv stalo, je třeba mít kontakty a operativně řešit věci na místě.

  • Minimálně týden před konáním akce všechny znovu oslovte - platí pro dobrovolníky, ale je to dobré i u dodavatelů, a potvrďte si, že vědí v kolik a kde mají být,koho mají kontaktovat v případě potíží/nejasností atd.

Tip: U velkých akcí je vždy lepší, když jeden člověk řeší produkci a dodavatele a na práci s dobrovolníky je člověk další, aby se jim mohl plně věnovat. Práce s dobrovolníky vyžaduje více času a samozřejmě také trochu jiný přístup.

Realizace

  • V den konání akce nezapomeňte mít na místě snídani pro dobrovolníky. Také vodu na celý den. Ve větších městech doporučuji využít službu dovozu nákupu na místo určení (např. službou Rohlik/Kosik/ITESCO). Vše přivezou přímo na místo v den konání akce. Máte tak o starost míň.
  • Buďte na místě jako první a znovu si projděte, co kde bude umístěno. Zvažte, co je třeba udělat jako první a může následovat. Pokud se jedná o opravdu velkou akci, lze i na stavbu připravit plán.
  • Buďte pozitivní a vítejte příchozí dobrovolníky. Vstali jen kvůli Vám a Pirátům.
  • Rozdělte činnosti, vše koordinujte a dohlížejte na chod věcí. Pokud jste se patřičně věnovali plánování, vše by mělo probíhat bez větších potíží. Buďte na telefonu, vždy se najde někdo, kdo potřebuje poradit, nebo místo nemůže najít. Pokud by Vás to moc zatěžovalo, i na tohle se dá najít dobrovolník a Vy se v klidu můžete věnovat čistě jen organizaci na místě.
  • Snažte se dodržet rozložení dle záboru. Během dne mohou chodit a v Praze chodí kontroly.
  • Nezapomeňte na zázemí pro pořadatele a dobrovolníky, vystupující či umělce. Také je nutné se postarat o novináře - mít pro ně připraven zázemí, elektřinu, catering.
  • Nezapomeňte si místo také hezky vyzdobit. Jsme přece Piráti :).
  • Myslete na to, aby se Vám dobrovolníci nerozprchli a pomohli Vám také s úklidem místa. Je dobré mít již dopředu domluveno, kdo zůstane a pomůže s úklidem.
  • Po skončení místo ukliďte a odvezte odpad. Po konání akce je třeba prostranství opět předat referentovi z MČ, který zkontroluje úklid, stav zeleně (zda nebylo něco poničeno) atd. Ale není to pravidlem - např. V menších obcích nebo o víkendu úředníci nebývají k dispozici.

Vyhodnocení

  • Všem zúčastněným dobrovolníkům a účinkujícím ještě jednou za vše poděkujte!
  • Dejte dohromady fotky a videa a přidejte je do složky, nebo je alespoň nasdílejte k události či do relevantních skupin a promujte výstup z akce. Pokud se jedná o významnou událost komunikujte s předstihem její promo i výstup s MO či mediální spojkou.
  • Sestavte přehled výdajů jako další sloupec do tabulky rozpočtu akce. Pokud máte čas, klidně zanalyzujte očekávání vs. realita. Pomůže Vám to při plánování podobné akce v budoucnu.
  • Vytvořte si složku, kam si uložíte všechny dokumenty spojené s touto akcí. Výrazně Vám usnadní práci v budoucnu - výhodné je mít seznam dodavatelů.
  • Pohlídejte, zda všichni vyfakturovali, co měli a co nejdříve zprocesujte všechny žádosti o proplacení, případně k zálohovým platbám doložte daňové doklady. Pokud vznikly nějaké smlouvy, zajistěte jejich vložení do registru smluv - není nutné u jednorázových smluv.
  • Když bude mít chvíli napište si pár poznámek, co byste příště udělali jinak nebo co se naopak povedlo. Zní to jako otrava, ale velmi Vám to ulehčí práci při plánování a realizaci příští akce. Celkové vyhodnocení včetně finálního rozpočtu prezentujte nadřízenému orgánu - PKS např.

COVID UPDATE: V současné době je třeba také sledovat a dodržovat striktně hygienický a vládní nařízení k pořádání akcí i dalších podmínek a norem, ověřte si aktuální nařízení (kolik osob na akci, za jakých podmínek atd.) a podle toho zajistěte s předstihem její průběh, tak abychom neohrozili zdraví nás, pořadatelů, vystupujících ani veřejnosti.

Zobrazit štítek

Skrýt štítek

složka:
Personální odbor
osoba:
marketa_kafkova
adresát:
místní předsednictva
tag:
kampaň, produkce
stav:
aktuální
aktualizace:
08.12.2020
© Piráti, 2021. Všechna práva vyhlazena. Sdílejte a nechte ostatní sdílet za stejných podmínek. Podmínky použití.