Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
| Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze | ||
|
ao:pravidla:registr [16.04.2023 21:17] vojtech.pikal [Systémy] |
ao:pravidla:registr [21.11.2024 13:42] (aktuální) vojtech.pikal [Ukládání listinných dokumentů] |
||
|---|---|---|---|
| Řádek 1: | Řádek 1: | ||
| ====== Pravidla Archivu a Registru smluv ====== | ====== Pravidla Archivu a Registru smluv ====== | ||
| <WRAP center round info 90%> | <WRAP center round info 90%> | ||
| - | **Administrativní odbor** na základě svých výlučných kompetencí //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]] **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto řádu **následující pravidla**. | + | **Administrativní oddělení** Kanceláře strany **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto Organizačního řádu **následující pravidla**: |
| - | + | * na základě kompetencí kanceláře v administrativní oblasti(([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby// dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]] | |
| - | **Administrativní odbor** dále podle [[/rules/prah#a_smlouva|§ 11a (2) PraH]] **vydává** tuto **vyhlášku** určující //povinně evidovaná metadata smluv//. | + | * podle [[/rules/prah#a_smlouva|§ 11a (2) PraH]] určujíce //povinně evidovaná metadata smluv//. |
| </WRAP> | </WRAP> | ||
| Řádek 11: | Řádek 11: | ||
| : Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) spisovnu pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]] | : Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) spisovnu pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]] | ||
| ? Správce: | ? Správce: | ||
| - | : **Správcem** listinné spisovny a registru je Administrativní odbor. | + | : **Správcem** listinné spisovny a registru je Administrativní oddělení kanceláře strany. |
| Řádek 31: | Řádek 31: | ||
| 3. Do registru se [[https://smlouvy.pirati.cz/admin/contracts/contract/add/|vkládají]] veřejné i neveřejné informace, [[/ao/navody/anonymizace|anomymizované]] i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší. | 3. Do registru se [[https://smlouvy.pirati.cz/admin/contracts/contract/add/|vkládají]] veřejné i neveřejné informace, [[/ao/navody/anonymizace|anomymizované]] i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší. | ||
| - | 4. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]] a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle [[/ao/pravidla/registr#evidovana_udaje|pravidel níže]]. | + | 4. Při digitalizaci (skenování) dokumentů k nahrání uživatelé dbají na kvalitu - čitelnost, přesnost a zachování v souboru skenu v souladu s [[#skenovani_dokumentu|pravidly níže]]. |
| - | 5. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené. | + | 5. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]] a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle [[/ao/pravidla/registr#evidovana_udaje|pravidel níže]]. |
| - | 6. V pořádku((Na obě místa, se správnými metadaty)) nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 5. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě. | + | 6. __Pokud dokument již není založen v příslušné spisovně, při nahrávání uživatel uvede, že dokument je "Na cestě" a jméno osoby zodpovědné za doručení smlouvy do Fyzické spisovny.__ |
| - | 7. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao/issues/new|Redmine]]. | + | 7. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené do spisovny. |
| - | 8. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\ | + | 8. V pořádku((se správnými metadaty)) nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 6. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě. |
| + | |||
| + | 9. U doručeného dokumentu správce v registru před uložením doplní údaj, že dokument je Uložen. (Nikoliv už na cestě.) | ||
| + | |||
| + | 10. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao/issues/new|Redmine]]. | ||
| + | |||
| + | 11. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\ | ||
| V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**). | V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**). | ||
| - | ===== Evidovaná údaje ===== | + | ===== Skenování dokumentů ===== |
| + | Tato pravidla obsahují pokyny pro dosažení optimální kvality skenování dokumentů, které jsou nahrávány do Registru smluv či jinak distribuovány za účelem digitalizace. Cílem je zajistit vysokou čitelnost, přesnost a zachování důležitých informací během procesu digitalizace. | ||
| + | |||
| + | * 1. Nahraný dokument by měl být naskenován v dostatečně čitelné kvalitě a nerozmazaný ve formátu .pdf, | ||
| + | * 2. Součástí skenu nesmí být stíny((fotoaparátu apod.)), vodoznaky použitých aplikací, prsty a jakékoliv jiné objekty, | ||
| + | * 3. Jednotlivé stránky musí být v rámci souboru skenu správně natočené a seřazené ve správném pořadí; úhel skenu nesmí přesahovat 4 stupně, | ||
| + | * 4. Zachycení celého dokumentu - zajistěte, aby sken zachytil celý dokument včetně okrajů a čísle stránek, | ||
| + | * 5. Při ukládání digitalizovaných dokumentů zvažte použití komprese a dalších technik ke snížení velikosti souborů. Při tom však dbejte na uchování čitelnosti a kvality. | ||
| + | |||
| + | ===== Evidované údaje ===== | ||
| V Registru smluv se pro každou smlouvu **povinně eviduje:** | V Registru smluv se pro každou smlouvu **povinně eviduje:** | ||
| * Název smlouvy | * Název smlouvy | ||
| Řádek 82: | Řádek 97: | ||
| * Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje) | * Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje) | ||
| * Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce) | * Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce) | ||
| - | * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného) | + | * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného), |
| - | * **Ostatní smlouvy** (abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce) | + | * **Ostatní smlouvy** abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce, |
| * **Ostatní dokumenty**, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod. | * **Ostatní dokumenty**, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod. | ||
| ---- dataentry predpis ---- | ---- dataentry predpis ---- | ||
| původce_page : ao:start # adresa organizační složky, která předpis vydala | původce_page : ao:start # adresa organizační složky, která předpis vydala | ||
| - | typ : vyhláška # typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut | + | typ : pravidla # typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut |
| zkratka : AO-Arch # zkratka, pod kterou se předpis cituje | zkratka : AO-Arch # zkratka, pod kterou se předpis cituje | ||
| zásadní : ne # zda byl předpis schválen jako zásadní návrh | zásadní : ne # zda byl předpis schválen jako zásadní návrh | ||
| aktualizace_hidden : 2023-04-16 # datum aktualizace, nepovinné | aktualizace_hidden : 2023-04-16 # datum aktualizace, nepovinné | ||
| - | opravit_hidden : NE # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam. | + | opravit_hidden : ANO # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam. |
| - | Aktualizováno : 16.4.2023 | + | Aktualizováno : 21.11.2024 |
| stav : aktuální | stav : aktuální | ||
| ---- | ---- | ||
| Řádek 106: | Řádek 121: | ||
| * [[https://chobotnice.pirati.cz/applications/paperapplication/|Digitální kopie přihlášek v Chobotnici]] (Neveřejné) | * [[https://chobotnice.pirati.cz/applications/paperapplication/|Digitální kopie přihlášek v Chobotnici]] (Neveřejné) | ||
| - | ==== Předpisy ==== | + | ==== Návody ==== |
| - | * [[/rules/or]] | + | |
| * [[/ao/navody/registr]] | * [[/ao/navody/registr]] | ||
| * [[/ao/navody/anonymizace]] | * [[/ao/navody/anonymizace]] | ||
| + | |||
| + | ==== Předpisy ==== | ||
| + | * [[/rules/or]] | ||