Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- ao:pravidla:registr [27.01.2023 15:59]
vojtech.pikal [Ukládání listinných dokumentů]
+++ ao:pravidla:registr [21.11.2024 13:42] (aktuální)
vojtech.pikal [Ukládání listinných dokumentů]
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
 ====== Pravidla Archivu a Registru smluv ======
 <WRAP center round info 90%>
-**Administrativní odbor** na základě svých výlučných kompetencí //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]] **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto řádu **následující pravidla**.
+**Administrativní oddělení** Kanceláře strany **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto Organizačního řádu **následující pravidla**:
+  * na základě kompetencí kanceláře v administrativní oblasti(([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby//  dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]]
+  * podle [[/rules/prah#a_smlouva|§ 11a (2) PraH]] určujíce //povinně evidovaná metadata smluv//.
 </WRAP>
   ? Centrální spisovna:
   : Česká pirátská strana vede **listinnou** spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany((Adresu sídla naleznete na [[https://www.pirati.cz/kontakt/|webu]].)).
   ? Registr smluv:
   : Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) spisovnu pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]]
-  ? Správcem:
+  ? Správce:
-  : listinné spisovny a registru je Administrativní odbor.
+  : **Správcem** listinné spisovny a registru je Administrativní oddělení kanceláře strany.
 ====== Archivace dokumentů ======
 . Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v [[https://smlouvy.pirati.cz/|Registru smluv]], [[https://piroplaceni.pirati.cz/|Piroplácení]] nebo [[https://chobotnice.pirati.cz/|Chobotnici]].
 . Zástupce strany  ((kdo je zástupce strany a jak má vypadat podpis dokumentu se řídí [[rules/st#jednani_jmenem_strany|Stanovami čl. 14]] a [[rules/or#pravni_akty_a_zastupovani|Organizační řád §29, §30]])), který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátorovi Krajského sdružení]] (dále jen Koordinátor) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě.
 ====== Registr smluv ======
-. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]] a osoby správcem určené.
+. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat všichni členové, [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]] a další určené osoby.
-. Koordinátor nebo zástupce Kanceláře nahraje [[/ao/navody/anonymizace|anonymizovanou]] smlouvu do [[https://smlouvy.pirati.cz/upload/|Registru smluv]] a její neanonymizovanou kopii nahraje na [[https://mrak.pirati.cz/apps/files/?dir=/Registr%20smluv/Kraje&fileid=3184996|Mrak]].
+. V Registru existují následující skupiny, kde každá má minimálně stejná oprávnění, jako předchozí:\\
+  * 1. **Návštěvníci**. Kdokoliv, kdo otevře Registr bez přihlášení. Může zobrazovat veřejné smlouvy a informace o nich, veřejné soubory apod.
+  * 2. **Běžní uživatelé**. Do této skupiny od základu patří všichni členové. Tato skupina má právo nahrávat nové smlouvy, před schválením upravovat či mazat své vlastní smlouvy a vytvářet druhé smluvní strany.\\
+  * 3. **Tajní čtenáři.** Mohou zobrazovat neveřejné informace o všech smlouvách. Do této skupiny patří kromě [[/kk/|Kontrolní komise]] např. [[/po/start#koordinatori|Koordinátoři krajských sdružení]].((Seznam je udržován pomocí [[https://chobotnice.pirati.cz/organization/group/704/change/?_changelist_filters=q%3DNeve%25C5%2599ejn%25C3%25AD|této skupiny]].))\\
+  * 4. **Správci.** Mohou schvalovat nahrané smlouvy a odstranit / upravit cizí smlouvy.\\
+  * 5. **Supersprávci.** Mohou přidávat, upravovat a mazat typy smluv, problémy se smlouvami a naše smluvní strany.\\
-. Osoba, která nahrává do Registru, je povinna řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]]. PRAVIDLA METADAT - TBD
+. Do registru se [[https://smlouvy.pirati.cz/admin/contracts/contract/add/|vkládají]] veřejné i neveřejné informace, [[/ao/navody/anonymizace|anomymizované]] i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší.
-. Koordinátor je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovány za doručené.
-. V pořádku((Na obě místa, se správnými metadaty)) nahraný dokument bude autorizován a zveřejněn správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 4. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě.
+. Při digitalizaci (skenování) dokumentů k nahrání uživatelé dbají na kvalitu - čitelnost, přesnost a zachování v souboru skenu v souladu s [[#skenovani_dokumentu|pravidly níže]].
-. Nahrané dokumenty je oprávněn autorizovat pouze a výhradně **správce**, pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]].
+. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]] a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle [[/ao/pravidla/registr#evidovana_udaje|pravidel níže]].
-. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] k autorizování dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\
+. __Pokud dokument již není založen v příslušné spisovně, při nahrávání uživatel uvede, že dokument je "Na cestě" a jméno osoby zodpovědné za doručení smlouvy do Fyzické spisovny.__
-V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podán)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**).
+. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené do spisovny.
+. V pořádku((se správnými metadaty)) nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 6. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě.
+. U doručeného dokumentu správce v registru před uložením doplní údaj, že dokument je Uložen. (Nikoliv už na cestě.)
+. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao/issues/new|Redmine]].
+. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\
+V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**).
+===== Skenování dokumentů =====
+Tato pravidla obsahují pokyny pro dosažení optimální kvality skenování dokumentů, které jsou nahrávány do Registru smluv či jinak distribuovány za účelem digitalizace. Cílem je zajistit vysokou čitelnost, přesnost a zachování důležitých informací během procesu digitalizace.
+  * 1. Nahraný dokument by měl být naskenován v dostatečně čitelné kvalitě a nerozmazaný ve formátu .pdf,
+  * 2. Součástí skenu nesmí být stíny((fotoaparátu apod.)), vodoznaky použitých aplikací, prsty a jakékoliv jiné objekty,
+  * 3. Jednotlivé stránky musí být v rámci souboru skenu správně natočené a seřazené ve správném pořadí; úhel skenu nesmí přesahovat 4 stupně,
+  * 4. Zachycení celého dokumentu - zajistěte, aby sken zachytil celý dokument včetně okrajů a čísle stránek,
+  * 5. Při ukládání digitalizovaných dokumentů zvažte použití komprese a dalších technik ke snížení velikosti souborů. Při tom však dbejte na uchování čitelnosti a kvality.
+===== Evidované údaje =====
+V Registru smluv se pro každou smlouvu **povinně eviduje:**
+  * Název smlouvy
+  * Datum posledního podpisu smlouvy
+  * Datum začátku a (očekávaného) konce smluvního vztahu
+  * Druhy smlouvy ze seznamu definovaného správcem
+  * a všechny Smluvní strany jednotlivě, pro každou:
+    * Název (Jméno) osoby
+    * pro právnické osoby:
+      * IČ
+    * pro fyzické osoby:
+      * Rok narození
+      * Obec Bydliště
+    * Zástupce podepisujícího za osobu, pokud je
+    * U České pirátské strany dále Organizační složku a Funkci zástupce
+Všechny dokumenty (přílohy, dodatky) k jednomu smluvnímu vztahu evidujeme v rámci jednoho záznamu.
+Dále evidujeme
+  * Uživatele, které smlouvu nahrál a Schvalující osobu
+  * Náklady smlouvy (hodinovou sazbu, měsíční odměnu nebo celkové náklady)
+  * Odkaz na související Výběrové řízení
+  * Odkaz na související Záměr
+  * Odkaz na související Schválení orgánem strany (pokud nestačí záměr)
+  * Historii změn
+  * Archivační informace k fyzickému dokumentu
 ====== Ukládání listinných dokumentů ======
@@ Řádek 38: / Řádek 89: @@
 . Listinné dokumenty jsou při ukládání třízeny podle následujícího systému:
   * **Přihlášky** abecedně podle (prvního) příjmení osoby. Přihlášky k ukončeným členstvím pak společně podle roku následujícího po ukončení.
   * **Politické smlouvy** (předvolební a povolební koalice, dohodě o podpoře, závazky kandidátů, apod...) do samostatného Šanonu rozděleného podle druhu voleb v pořadí:
     * Prezidentské (dle let voleb)
@@ Řádek 46: / Řádek 97: @@
     * Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje)
     * Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce)
-  * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného)
+  * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného),
-  * **Ostatní smlouvy** (abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce)
+  * **Ostatní smlouvy** abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce,
   * **Ostatní dokumenty**, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod.
@@ Řádek 55: / Řádek 106: @@
 zkratka            : AO-Arch # zkratka, pod kterou se předpis cituje
 zásadní            : ne # zda byl předpis schválen jako zásadní návrh
-aktualizace_hidden : 2022-05-31 # datum aktualizace, nepovinné
+aktualizace_hidden : 2023-04-16 # datum aktualizace, nepovinné
-opravit_hidden     : NE # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam.
+opravit_hidden     : ANO # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam.
-Aktualizováno      : 09.08.2022
+Aktualizováno      : 21.11.2024
 stav               : aktuální
 ----
 ====== BOX:related ======
 ===== Související =====
+==== Systémy ====
+  * https://smlouvy.pirati.cz/ (Veřejné)
+    * [[https://smlouvy-archiv.pirati.cz/|Starý registr]]
+      * [[https://mrak.pirati.cz/f/908228|Digitální kopie smluv na Mraku]] (Neveřejné)
+  * https://piroplaceni.pirati.cz/ (Veřejné)
+  * [[https://chobotnice.pirati.cz/applications/paperapplication/|Digitální kopie přihlášek v Chobotnici]] (Neveřejné)
+==== Návody ====
+  * [[/ao/navody/registr]]
+  * [[/ao/navody/anonymizace]]
+==== Předpisy ====
+  * [[/rules/or]]