Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
| Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze | ||
|
ao:pravidla:registr [21.05.2020 17:52] vojtech.pikal aktualizace |
ao:pravidla:registr [21.11.2024 13:42] (aktuální) vojtech.pikal [Ukládání listinných dokumentů] |
||
|---|---|---|---|
| Řádek 1: | Řádek 1: | ||
| ====== Pravidla Archivu a Registru smluv ====== | ====== Pravidla Archivu a Registru smluv ====== | ||
| + | <WRAP center round info 90%> | ||
| + | **Administrativní oddělení** Kanceláře strany **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto Organizačního řádu **následující pravidla**: | ||
| + | * na základě kompetencí kanceláře v administrativní oblasti(([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby// dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]] | ||
| + | * podle [[/rules/prah#a_smlouva|§ 11a (2) PraH]] určujíce //povinně evidovaná metadata smluv//. | ||
| + | </WRAP> | ||
| - | <note warning>Toto je neplatná vyhláška. Platnou naleznete [[/kas/pravidla/registr|zde]];\\ Kompetenci k archivu a registru smluv byla přenesena na kancelář strrany</note> | + | ? Centrální spisovna: |
| + | : Česká pirátská strana vede **listinnou** spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany((Adresu sídla naleznete na [[https://www.pirati.cz/kontakt/|webu]].)). | ||
| + | ? Registr smluv: | ||
| + | : Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) spisovnu pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]] | ||
| + | ? Správce: | ||
| + | : **Správcem** listinné spisovny a registru je Administrativní oddělení kanceláře strany. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ====== Archivace dokumentů ====== | ||
| + | 1. Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v [[https://smlouvy.pirati.cz/|Registru smluv]], [[https://piroplaceni.pirati.cz/|Piroplácení]] nebo [[https://chobotnice.pirati.cz/|Chobotnici]]. | ||
| + | |||
| + | 2. Zástupce strany ((kdo je zástupce strany a jak má vypadat podpis dokumentu se řídí [[rules/st#jednani_jmenem_strany|Stanovami čl. 14]] a [[rules/or#pravni_akty_a_zastupovani|Organizační řád §29, §30]])), který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátorovi Krajského sdružení]] (dále jen Koordinátor) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě. | ||
| + | |||
| + | ====== Registr smluv ====== | ||
| + | 1. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat všichni členové, [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]] a další určené osoby. | ||
| + | |||
| + | 2. V Registru existují následující skupiny, kde každá má minimálně stejná oprávnění, jako předchozí:\\ | ||
| + | * 1. **Návštěvníci**. Kdokoliv, kdo otevře Registr bez přihlášení. Může zobrazovat veřejné smlouvy a informace o nich, veřejné soubory apod. | ||
| + | * 2. **Běžní uživatelé**. Do této skupiny od základu patří všichni členové. Tato skupina má právo nahrávat nové smlouvy, před schválením upravovat či mazat své vlastní smlouvy a vytvářet druhé smluvní strany.\\ | ||
| + | * 3. **Tajní čtenáři.** Mohou zobrazovat neveřejné informace o všech smlouvách. Do této skupiny patří kromě [[/kk/|Kontrolní komise]] např. [[/po/start#koordinatori|Koordinátoři krajských sdružení]].((Seznam je udržován pomocí [[https://chobotnice.pirati.cz/organization/group/704/change/?_changelist_filters=q%3DNeve%25C5%2599ejn%25C3%25AD|této skupiny]].))\\ | ||
| + | * 4. **Správci.** Mohou schvalovat nahrané smlouvy a odstranit / upravit cizí smlouvy.\\ | ||
| + | * 5. **Supersprávci.** Mohou přidávat, upravovat a mazat typy smluv, problémy se smlouvami a naše smluvní strany.\\ | ||
| + | |||
| + | 3. Do registru se [[https://smlouvy.pirati.cz/admin/contracts/contract/add/|vkládají]] veřejné i neveřejné informace, [[/ao/navody/anonymizace|anomymizované]] i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší. | ||
| + | |||
| + | 4. Při digitalizaci (skenování) dokumentů k nahrání uživatelé dbají na kvalitu - čitelnost, přesnost a zachování v souboru skenu v souladu s [[#skenovani_dokumentu|pravidly níže]]. | ||
| + | |||
| + | 5. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]] a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle [[/ao/pravidla/registr#evidovana_udaje|pravidel níže]]. | ||
| + | |||
| + | 6. __Pokud dokument již není založen v příslušné spisovně, při nahrávání uživatel uvede, že dokument je "Na cestě" a jméno osoby zodpovědné za doručení smlouvy do Fyzické spisovny.__ | ||
| + | |||
| + | 7. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené do spisovny. | ||
| + | |||
| + | 8. V pořádku((se správnými metadaty)) nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 6. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě. | ||
| + | |||
| + | 9. U doručeného dokumentu správce v registru před uložením doplní údaj, že dokument je Uložen. (Nikoliv už na cestě.) | ||
| + | |||
| + | 10. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao/issues/new|Redmine]]. | ||
| + | |||
| + | 11. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\ | ||
| + | V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**). | ||
| + | |||
| + | ===== Skenování dokumentů ===== | ||
| + | Tato pravidla obsahují pokyny pro dosažení optimální kvality skenování dokumentů, které jsou nahrávány do Registru smluv či jinak distribuovány za účelem digitalizace. Cílem je zajistit vysokou čitelnost, přesnost a zachování důležitých informací během procesu digitalizace. | ||
| + | |||
| + | * 1. Nahraný dokument by měl být naskenován v dostatečně čitelné kvalitě a nerozmazaný ve formátu .pdf, | ||
| + | * 2. Součástí skenu nesmí být stíny((fotoaparátu apod.)), vodoznaky použitých aplikací, prsty a jakékoliv jiné objekty, | ||
| + | * 3. Jednotlivé stránky musí být v rámci souboru skenu správně natočené a seřazené ve správném pořadí; úhel skenu nesmí přesahovat 4 stupně, | ||
| + | * 4. Zachycení celého dokumentu - zajistěte, aby sken zachytil celý dokument včetně okrajů a čísle stránek, | ||
| + | * 5. Při ukládání digitalizovaných dokumentů zvažte použití komprese a dalších technik ke snížení velikosti souborů. Při tom však dbejte na uchování čitelnosti a kvality. | ||
| + | |||
| + | ===== Evidované údaje ===== | ||
| + | V Registru smluv se pro každou smlouvu **povinně eviduje:** | ||
| + | * Název smlouvy | ||
| + | * Datum posledního podpisu smlouvy | ||
| + | * Datum začátku a (očekávaného) konce smluvního vztahu | ||
| + | * Druhy smlouvy ze seznamu definovaného správcem | ||
| + | * a všechny Smluvní strany jednotlivě, pro každou: | ||
| + | * Název (Jméno) osoby | ||
| + | * pro právnické osoby: | ||
| + | * IČ | ||
| + | * pro fyzické osoby: | ||
| + | * Rok narození | ||
| + | * Obec Bydliště | ||
| + | * Zástupce podepisujícího za osobu, pokud je | ||
| + | * U České pirátské strany dále Organizační složku a Funkci zástupce | ||
| + | |||
| + | Všechny dokumenty (přílohy, dodatky) k jednomu smluvnímu vztahu evidujeme v rámci jednoho záznamu. | ||
| + | |||
| + | Dále evidujeme | ||
| + | * Uživatele, které smlouvu nahrál a Schvalující osobu | ||
| + | * Náklady smlouvy (hodinovou sazbu, měsíční odměnu nebo celkové náklady) | ||
| + | * Odkaz na související Výběrové řízení | ||
| + | * Odkaz na související Záměr | ||
| + | * Odkaz na související Schválení orgánem strany (pokud nestačí záměr) | ||
| + | * Historii změn | ||
| + | * Archivační informace k fyzickému dokumentu | ||
| + | |||
| + | ====== Ukládání listinných dokumentů ====== | ||
| + | |||
| + | 1. Listinné dokumenty se ukládají do Centrální spisovny až po ověření, že elektronická verze je řádně nahrána v odpovídajícím systému. | ||
| + | |||
| + | 2. Listinné dokumenty jsou při ukládání třízeny podle následujícího systému: | ||
| + | * **Přihlášky** abecedně podle (prvního) příjmení osoby. Přihlášky k ukončeným členstvím pak společně podle roku následujícího po ukončení. | ||
| + | * **Politické smlouvy** (předvolební a povolební koalice, dohodě o podpoře, závazky kandidátů, apod...) do samostatného Šanonu rozděleného podle druhu voleb v pořadí: | ||
| + | * Prezidentské (dle let voleb) | ||
| + | * Eurovolby (dle let voleb) | ||
| + | * Sněmovní volby (dle let voleb) | ||
| + | * Senátní volby (abecedně dle příjmení kandidáta, dále dle let) | ||
| + | * Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje) | ||
| + | * Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce) | ||
| + | * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného), | ||
| + | * **Ostatní smlouvy** abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce, | ||
| + | * **Ostatní dokumenty**, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod. | ||
| ---- dataentry predpis ---- | ---- dataentry predpis ---- | ||
| - | původce_page : ao:start #adresa organizační složky, která předpis vydala | + | původce_page : ao:start # adresa organizační složky, která předpis vydala |
| - | typ : vyhláška #typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut | + | typ : pravidla # typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut |
| - | zkratka : AO-Arch #zkratka, pod kterou se předpis cituje | + | zkratka : AO-Arch # zkratka, pod kterou se předpis cituje |
| - | zásadní : ne #zda byl předpis schválen jako zásadní návrh | + | zásadní : ne # zda byl předpis schválen jako zásadní návrh |
| - | aktualizace_hidden : 2020-03-14 # datum aktualizace, nepovinné | + | aktualizace_hidden : 2023-04-16 # datum aktualizace, nepovinné |
| - | opravit_hidden : NE # hodnoty (ANO, NE) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam. | + | opravit_hidden : ANO # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam. |
| - | platný : ne # hodnoty (ano, ne) zda je předpis platný | + | Aktualizováno : 21.11.2024 |
| + | stav : aktuální | ||
| ---- | ---- | ||
| - | ? Pojem Archiv, Registr smluv: | + | |
| - | : Česká pirátská strana vede **listinný** archiv smluv, který je umístěn v sídle strany. Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) archív pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]] | + | ====== BOX:related ====== |
| - | ? Správcem archivu a registru: | + | ===== Související ===== |
| - | : je Kancelář strany. | + | ==== Systémy ==== |
| - | + | * https://smlouvy.pirati.cz/ (Veřejné) | |
| - | | + | * [[https://smlouvy-archiv.pirati.cz/|Starý registr]] |
| - | Pravidla registru | + | * [[https://mrak.pirati.cz/f/908228|Digitální kopie smluv na Mraku]] (Neveřejné) |
| - | - Veškeré smlouvy a dokumenty České pirátské strany se archivují v Registru smluv nebo Piroplácení. Zástupce strany ((kdo je zástupce strany a jak má vypadat podpis dokumentu se řídí [[rules/st#jednani_jmenem_strany|Stanovami čl. 14]] a [[rules/or#pravni_akty_a_zastupovani|Organizační řád §29, §30]])), který dokument podepsal, je povinen smlouvu po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátorovi Krajského sdružení]] (dále jen KoKS) a to v listinné podobě a vedle toho také elektronicky v upravitelné podobě. | + | * https://piroplaceni.pirati.cz/ (Veřejné) |
| - | - KoKS provede zanesení smlouvy do Registru smluv a oznámí tuto skutečnost Správci archivu elektronicky na e-mail [[archiv@pirati.cz]] spolu s digitální podobou listinné smlouvy a v upravitelné podobě. | + | * [[https://chobotnice.pirati.cz/applications/paperapplication/|Digitální kopie přihlášek v Chobotnici]] (Neveřejné) |
| - | - KoKS je dále povinen zajistit doručení dokumentu do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ((minimálně doporučenou zásilkou)). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nebudou považovány za doručené. | + | |
| - | - Dokument zanesený do Registru smluv bude autorizován ((schválen Pull Request)) správcem archivu až po jeho fyzickém doručení, viz bod 3. | + | ==== Návody ==== |
| - | - Dokumenty do Registru jsou oprávnění zanášet [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]], správci a osoby správcem určené. Za činnost osob správcem určených zodpovídá v plném rozsahu správce. | + | * [[/ao/navody/registr]] |
| - | - Zanesené dokumenty je oprávněn autorizovat ((schválit Pull Request)) pouze a výhradně **správce** | + | * [[/ao/navody/anonymizace]] |
| - | - Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může vedoucí FT dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/kancelar-strany/issues/new|podatelnu kanceláře strany]] k autorizování ((schválení Pull Request)) dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem. V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ((minimálně doporučenou zásilkou)). | + | |
| - | - Osoba, která zanáší dokument do Registru, je povinna řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]]. | + | ==== Předpisy ==== |
| - | | + | * [[/rules/or]] |