Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- ao:pravidla:registr [21.04.2020 13:44]
petr.vileta
+++ ao:pravidla:registr [21.11.2024 13:42] (aktuální)
vojtech.pikal [Ukládání listinných dokumentů]
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
 ====== Pravidla Archivu a Registru smluv ======
+<WRAP center round info 90%>
+**Administrativní oddělení** Kanceláře strany **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto Organizačního řádu **následující pravidla**:
+  * na základě kompetencí kanceláře v administrativní oblasti(([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby//  dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]]
+  * podle [[/rules/prah#a_smlouva|§ 11a (2) PraH]] určujíce //povinně evidovaná metadata smluv//.
+</WRAP>
+  ? Centrální spisovna:
+  : Česká pirátská strana vede **listinnou** spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany((Adresu sídla naleznete na [[https://www.pirati.cz/kontakt/|webu]].)).
+  ? Registr smluv:
+  : Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) spisovnu pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]]
+  ? Správce:
+  : **Správcem** listinné spisovny a registru je Administrativní oddělení kanceláře strany.
+====== Archivace dokumentů ======
+. Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v [[https://smlouvy.pirati.cz/|Registru smluv]], [[https://piroplaceni.pirati.cz/|Piroplácení]] nebo [[https://chobotnice.pirati.cz/|Chobotnici]].
+. Zástupce strany  ((kdo je zástupce strany a jak má vypadat podpis dokumentu se řídí [[rules/st#jednani_jmenem_strany|Stanovami čl. 14]] a [[rules/or#pravni_akty_a_zastupovani|Organizační řád §29, §30]])), který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátorovi Krajského sdružení]] (dále jen Koordinátor) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě.
+====== Registr smluv ======
+. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat všichni členové, [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]] a další určené osoby.
+. V Registru existují následující skupiny, kde každá má minimálně stejná oprávnění, jako předchozí:\\
+  * 1. **Návštěvníci**. Kdokoliv, kdo otevře Registr bez přihlášení. Může zobrazovat veřejné smlouvy a informace o nich, veřejné soubory apod.
+  * 2. **Běžní uživatelé**. Do této skupiny od základu patří všichni členové. Tato skupina má právo nahrávat nové smlouvy, před schválením upravovat či mazat své vlastní smlouvy a vytvářet druhé smluvní strany.\\
+  * 3. **Tajní čtenáři.** Mohou zobrazovat neveřejné informace o všech smlouvách. Do této skupiny patří kromě [[/kk/|Kontrolní komise]] např. [[/po/start#koordinatori|Koordinátoři krajských sdružení]].((Seznam je udržován pomocí [[https://chobotnice.pirati.cz/organization/group/704/change/?_changelist_filters=q%3DNeve%25C5%2599ejn%25C3%25AD|této skupiny]].))\\
+  * 4. **Správci.** Mohou schvalovat nahrané smlouvy a odstranit / upravit cizí smlouvy.\\
+  * 5. **Supersprávci.** Mohou přidávat, upravovat a mazat typy smluv, problémy se smlouvami a naše smluvní strany.\\
+. Do registru se [[https://smlouvy.pirati.cz/admin/contracts/contract/add/|vkládají]] veřejné i neveřejné informace, [[/ao/navody/anonymizace|anomymizované]] i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší.
+. Při digitalizaci (skenování) dokumentů k nahrání uživatelé dbají na kvalitu - čitelnost, přesnost a zachování v souboru skenu v souladu s [[#skenovani_dokumentu|pravidly níže]].
+. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]] a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle [[/ao/pravidla/registr#evidovana_udaje|pravidel níže]].
+. __Pokud dokument již není založen v příslušné spisovně, při nahrávání uživatel uvede, že dokument je "Na cestě" a jméno osoby zodpovědné za doručení smlouvy do Fyzické spisovny.__
+. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené do spisovny.
+. V pořádku((se správnými metadaty)) nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 6. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě.
+. U doručeného dokumentu správce v registru před uložením doplní údaj, že dokument je Uložen. (Nikoliv už na cestě.)
+. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao/issues/new|Redmine]].
+. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\
+V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**).
+===== Skenování dokumentů =====
+Tato pravidla obsahují pokyny pro dosažení optimální kvality skenování dokumentů, které jsou nahrávány do Registru smluv či jinak distribuovány za účelem digitalizace. Cílem je zajistit vysokou čitelnost, přesnost a zachování důležitých informací během procesu digitalizace.
+  * 1. Nahraný dokument by měl být naskenován v dostatečně čitelné kvalitě a nerozmazaný ve formátu .pdf,
+  * 2. Součástí skenu nesmí být stíny((fotoaparátu apod.)), vodoznaky použitých aplikací, prsty a jakékoliv jiné objekty,
+  * 3. Jednotlivé stránky musí být v rámci souboru skenu správně natočené a seřazené ve správném pořadí; úhel skenu nesmí přesahovat 4 stupně,
+  * 4. Zachycení celého dokumentu - zajistěte, aby sken zachytil celý dokument včetně okrajů a čísle stránek,
+  * 5. Při ukládání digitalizovaných dokumentů zvažte použití komprese a dalších technik ke snížení velikosti souborů. Při tom však dbejte na uchování čitelnosti a kvality.
+===== Evidované údaje =====
+V Registru smluv se pro každou smlouvu **povinně eviduje:**
+  * Název smlouvy
+  * Datum posledního podpisu smlouvy
+  * Datum začátku a (očekávaného) konce smluvního vztahu
+  * Druhy smlouvy ze seznamu definovaného správcem
+  * a všechny Smluvní strany jednotlivě, pro každou:
+    * Název (Jméno) osoby
+    * pro právnické osoby:
+      * IČ
+    * pro fyzické osoby:
+      * Rok narození
+      * Obec Bydliště
+    * Zástupce podepisujícího za osobu, pokud je
+    * U České pirátské strany dále Organizační složku a Funkci zástupce
+Všechny dokumenty (přílohy, dodatky) k jednomu smluvnímu vztahu evidujeme v rámci jednoho záznamu.
+Dále evidujeme
+  * Uživatele, které smlouvu nahrál a Schvalující osobu
+  * Náklady smlouvy (hodinovou sazbu, měsíční odměnu nebo celkové náklady)
+  * Odkaz na související Výběrové řízení
+  * Odkaz na související Záměr
+  * Odkaz na související Schválení orgánem strany (pokud nestačí záměr)
+  * Historii změn
+  * Archivační informace k fyzickému dokumentu
+====== Ukládání listinných dokumentů ======
+. Listinné dokumenty se ukládají do Centrální spisovny až po ověření, že elektronická verze je řádně nahrána v odpovídajícím systému.
+. Listinné dokumenty jsou při ukládání třízeny podle následujícího systému:
+  * **Přihlášky** abecedně podle (prvního) příjmení osoby. Přihlášky k ukončeným členstvím pak společně podle roku následujícího po ukončení.
+  * **Politické smlouvy** (předvolební a povolební koalice, dohodě o podpoře, závazky kandidátů, apod...) do samostatného Šanonu rozděleného podle druhu voleb v pořadí:
+    * Prezidentské (dle let voleb)
+    * Eurovolby (dle let voleb)
+    * Sněmovní volby (dle let voleb)
+    * Senátní volby (abecedně dle příjmení kandidáta, dále dle let)
+    * Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje)
+    * Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce)
+  * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného),
+  * **Ostatní smlouvy** abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce,
+  * **Ostatní dokumenty**, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod.
 ---- dataentry predpis ----
-původce_page : ao:start #adresa organizační složky, která předpis vydala
+původce_page       : ao:start # adresa organizační složky, která předpis vydala
-typ          : vyhláška #typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut
+typ                : pravidla # typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut
-zkratka      : AO-Arch #zkratka, pod kterou se předpis cituje
+zkratka            : AO-Arch # zkratka, pod kterou se předpis cituje
-zásadní      : ne #zda byl předpis schválen jako zásadní návrh
+zásadní            : ne # zda byl předpis schválen jako zásadní návrh
-aktualizace_hidden : 2020-03-14 # datum aktualizace, nepovinné
+aktualizace_hidden : 2023-04-16 # datum aktualizace, nepovinné
-opravit_hidden : NE # hodnoty (ANO, NE) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam.
+opravit_hidden     : ANO # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam.
+Aktualizováno      : 21.11.2024
+stav               : aktuální
 ----
-  ? Pojem Archiv, Registr smluv:
-  : Česká pirátská strana vede **listinný** archiv smluv, který je umístěn v sídle strany. Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) archív pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]]
+====== BOX:related ======
-  ? Správcem archivu a registru:
+===== Související =====
-  : je Kancelář strany.
+==== Systémy ====
+  * https://smlouvy.pirati.cz/ (Veřejné)
+    * [[https://smlouvy-archiv.pirati.cz/|Starý registr]]
-    Pravidla registru
+      * [[https://mrak.pirati.cz/f/908228|Digitální kopie smluv na Mraku]] (Neveřejné)
-  - Veškeré smlouvy a dokumenty České pirátské strany se archivují v Registru smluv nebo Piroplácení. Zástupce strany  ((kdo je zástupce strany a jak má vypadat podpis dokumentu se řídí [[rules/st#jednani_jmenem_strany|Stanovami čl. 14]] a [[rules/or#pravni_akty_a_zastupovani|Organizační řád §29, §30]])), který dokument podepsal, je povinen smlouvu po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátorovi Krajského sdružení]] (dále jen KoKS) a to v listinné podobě a vedle toho také elektronicky v upravitelné podobě.
+  * https://piroplaceni.pirati.cz/ (Veřejné)
-  - KoKS provede zanesení smlouvy do Registru smluv a oznámí tuto skutečnost Správci archivu elektronicky na e-mail [[archiv@pirati.cz]] spolu s digitální podobou listinné smlouvy a v upravitelné podobě.
+  * [[https://chobotnice.pirati.cz/applications/paperapplication/|Digitální kopie přihlášek v Chobotnici]] (Neveřejné)
-  - KoKS je dále povinen zajistit doručení dokumentu do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ((minimálně doporučenou zásilkou)). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nebudou považovány za doručené.
-  - Dokument zanesený do Registru smluv bude autorizován ((schválen Pull Request)) správcem archivu až po jeho fyzickém doručení, viz bod 3.
+==== Návody ====
-  - Dokumenty do Registru jsou oprávnění zanášet [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]], správci a osoby správcem určené. Za činnost osob správcem určených zodpovídá v plném rozsahu správce.
+  * [[/ao/navody/registr]]
-  - Zanesené dokumenty je oprávněn autorizovat ((schválit Pull Request)) pouze a výhradně **správce**
+  * [[/ao/navody/anonymizace]]
-  - Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může vedoucí FT dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/kancelar-strany/issues/new|podatelnu kanceláře strany]] k autorizování ((schválení Pull Request)) dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem. V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou ((minimálně doporučenou zásilkou)).
-  - Osoba, která zanáší dokument do Registru, je povinna řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]].
+==== Předpisy ====
+  * [[/rules/or]]