Produkce velké akce

1)Určit si cíl akce

- co nejpřesněji ho specifikujte a potvrďte si ho se zadavatelem (PKS, PMS, volební manažer, RP apod.)

2) Stanovit si rozpočet akce - předem si určíte, kdo jej bude platit a z jakého záměru Počítejte s náklady na:

• místo konání (pronájem prostor / zábor prostranství, poplatek za prodejní stánky elektřina, voda, vybavení na místě - stany, stoly, zábor, židle apod., apod.),
• technické zajištění (podium, dodávka, doprava, ozvučení, projekce, osvětlení, zvukař,, zajištění odpadu - TOI TOI, koše atd.),

• program akce (hudební interpreti, OSA, tombola, přednášející, hlídání dětí, apod.),

• péči o dobrovolníky - o dobrovolníky i pořadatele je potřeba se dobře postarat (jídlo, pití, apod.), pokud chceme občerstvení, můžeme si ho buď zajistit vlastními silami (vyjde levněji) nebo si objednat catering,

• péči o novináře (novinářům obvykle bývá vyhrazeno speciální místo, kde je trochu klidněji - pro případné rozhovory - a kde je také malé občerstvení a ideálně káva,

• propagace (grafik, merch, placená reklama na sociálních, tištěné materiály, výlep plakátů, vlajky apod.).

Tipy a triky k rozpočtu:

• Je dobré navazovat s dodavateli dlouhodobější partnerství a ideálně vybírat takové, kteří souzní s pirátskými hodnotami, pokud má akce společenský přesah, jsou pak více ochotni dát nám slevu a spolupráce je synergická.

• Zjistěte si od dodavatelů komerční cenu a následně s nimi můžete komunikovat na rovinu, kolik na to můžeme uvolnit my. “Máme na catering tolik a tolik. Jsme schopni se do toho vejít?

• Pro inspiraci můžete nahlédnout na tento rozpočet.

• Myslete na to, že maximum věcí chceme platit fakturou po dodávce zboží/služby. Tedy objednavatelem jsou Piráti, od dodavatelů chceme fakturu na převod, případně lze dohodnout zálohové platby.

• Veškeré platební podmínky i následné proplácení se řídí interními PraH, pokud si nejste jisti, kontaktujte finanční tým: wiki.pirati.cz/ft/start.

• POZOR! Pokud nám kdokoli poskytne zboží či službu zdarma, je třeba s ním uzavřít smlouvu o poskytnutí nefinančního daru. Týká se také dobrovolnické práce.

3) Určit si termín akce

• U velkých akcí jako (festival, konference apod.) doporučujeme začít s přípravou i několik měsíců až půl roku dopředu, ať je dostatek času na produkci i propagaci.

• Ověřte si, že se termín nekoliduje s jinou pirátskou nebo i lokální soukromou akcí a pokud akce s ničím nekoliduje, doporučuje ji v případě, že budete řešit zábor co nejdříve nahlásit městu, aby vám lokalitu v daném termínu nikdo nevyfouknul.

4) Vytipovat si lokalitu - běžte se na ni osobně podívat a ověřte si, že je to to vhodné místo, které splňuje všechny podmínky pro konání, lokalita může být:

a) vnitřní (sál, klub, apod.) - Je potřeba rezervace prostoru s provozovatelem (dejte si pozor na lhůtu pro zaplacení zálohy pokud je požadovaná), není třeba zajišťovat zábor a pracujete vždy s více či méně vybaveným prostorem. Dobré je tedy vždy si přesně zjistit, co může daný prostor nabídnout. Je-li místo pronajaté, je dobré si vždy pečlivě s pronajímatelem ujasnit co nejdetailněji Vaši představu a potvrdit si, co všechno je schopen poskytnout on a co je třeba na místo dopravit/zajistit.

b) venkovní (náměstí, park, louka, apod.) - většinou bývá potřeba řešit zábor veřejného prostranství

Jak zajistit zábor veřejného prostranství?

• Nejprve je potřeba zjistit, pod který subjekt lokalita akce spadá (město, městský obvod, Magistrát, atd.), v tom vám pomůžou mapy.cz, kde si zobrazíte katastrální mapu a najdete všechny údaje o vlastníkovi. Následně oslovíte daný subjekt (město, obec, magistrát) a domluvíte se na dalším postupu.

• Je potřeba podat žádost o pořádání akce (většinou se dá podat i elektronicky nebo poslat datovou schránkou)

Pozor!! Je potřeba to řešit v dostatečném časovém předstihu, akce by měla být nahlášená minimálně 30 dní před konáním akce.

• Žádost vyžaduje podrobné informace, stáhněte si ji tedy co nejdříve, pro vyplnění je třeba mít akci již poměrně podrobně naplánovanou. Součástí je mj. např. plánek s přesně zakreslenými stanovišti nebo SPZ aut, které na místo povezou vybavení. Na místě také musí být veřejné toalety, pokud se nikde v okolí nenachází, je třeba myslet také na zajištění vlastních mobilních toalet.

• K podpisu smlouvy je třeba mít Pověření o zastoupení. Najdete ho v šablonách.

• Podle typu konání akce vám město vypočte poplatek za m2, počítejte, s tím v rámci rozpočtu.

• Pro bližší informace doporučujeme přečíst tento článek.

5) Sestavit organizátorský tým a rozdělit role

• Určete si jednoho manažera akce, který bude o všem vědět, celý průběh zkoordinuje a bude styčným důstojníkem pro všechny ostatní.

• Rozdělte si kompetence - kdo se bude starat o propagaci, kdo zajišťuje program, komunikaci s dobrovolníky, s dodavateli a umělci, kdo zajistí dopravu, organizaci na místě, atd.

• U velkých akcí je lepší, když jeden člověk řeší produkci a dodavatele a na práci s dobrovolníky je člověk další, aby se jim mohl plně věnovat. Práce s dobrovolníky vyžaduje více času a samozřejmě také trochu jiný přístup.

6) Sestavit program akce a zajistit interprety

• Zkuste si najít interprety, kteří souzní s Piráty - většinou potom rádi přijdou a za účinkování nic nepožadují nebo jsou alespoň ochotní dát nám slevu.

• S interprety se většinou uzavírá smlouva o dílo., případně mají vlastní vzor smlouvy o spolupráci, kterou běžně používají nebo nám prostě jen vystavují fakturu (většinou se proplácí až po akci).

• Zjistěte si předem jejich technické požadavky, které následně předejte technikovi / zvukaři akce.

• Pokud interpreti vystoupí zdarma, je dobré jim proplatit alespoň cestovní náklady, nebo jim zajistit volnou konzumaci na místě. POZOR strana nikdy neproplácí alkohol.

• Zjistěte, zda je potřeba akci nahlašovat OSE nebo Integramu - zeptejte se interpretů, zda mají uzavřenou smlouvu s OSA, pokud ano, bude potřeba akci OSE nahlásit např. prostřednictvím online formuláře.

• Chcete si půjčit skákací pirátskou loď? - kontaktujte koordinátory JmK zde: https://wiki.pirati.cz/po/start a zajistěte si dovoz a nezapomeňte si na dopravu vyčlenit finance. Pokud se loď nachází na druhé straně republiky a Vy nemáte vlastní auto/dobrovolníka, není to zrovna levná záležitost.

7) Sestavit plán propagace- k tomu je potřeba si určit:

• Kdo bude propagaci zajišťovat? (mediální spojka?)

• Pro koho je akce určena? (cílová skupina)

• Jaký máme na propagaci rozpočet?

• Jakými kanály budeme akci propagovat? (sociální sítě, newslettery, PPC, tiskové zprávy)

• Kdy budeme akci propagovat? Dělejte to s dostatečným předstihem, u velké akce je to i několik měsíců, nemá smysl propagovat týden před akcí!!

• Budeme připravovat tištěné materiály nebo jiné propagační materiály? (plakáty, bannery, vlajky, bowflagy, rollupy, Áčka, cedule, tištěný program, trička nebo jiný speciální merch, apod.) - Grafickou výrobu, výlepy plakátů a další reklamu je třeba objednat s předstihem!

• Jak budeme stranu propagovat přímo na akci? (bannery, vlajky, merch apod.)

• Jak zajistíme fotografa a kameramana? - Podle typu akce může být dobrovolník nebo profi, ale sjednejte si podmínky i termín dodání fotek, ať máte dokumentaci pro další použití. Základ zvládnete sami na mobil, ale profi je profi!

8) Sestavit inventář na akci

• Napište si seznam všech věcí, které budete na akci potřebovat - pokud budete mít více stanovišť, doporučujeme si rozepsat jednotlivá stanoviště a k nim vše, co v nich má být, (např. zázemí pro dobrovolníky, dětský koutek, swapové stanoviště, backstage pro kapely, zázemí pro novináře, organizátorský stánek, fotokoutek,…).

• Až budete balit věci na akci, doporučujeme je balit po jednotlivých stanovištích tak, aby dobrovolníci, kteří se o stanoviště starají věděli, co k němu patří a jak jej rozložit. Věci si přichystejte s dostatečným předstihem, můžete si na ně dát popisky, aby bylo jasné, do jakého stanoviště patří.

• Pokud vám něco chybí, můžete si to pronajmout nebo půjčit od Pirátů z jiného kraje.

• Tipy na to, co se může na akci hodit, najdete tento článek.

• Pokud jde o velkou akci, doporučujeme si rozložení stanovišť na místě naplánovat dopředu, mít i plánek rozložení, a to včetně reálných rozměrů - abyste věděli, že se vejdete.

• Zjistěte si, jaké požadavky budete mít na elektřinu a co vám nabízí vaše lokalita– např. při pořádání venkovního festivalu budete pravděpodobně potřebovat přípojku - zjistěte předem od zvukaře, co budete všechno potřebovat, v případě, že tam přípojka nebude, je potřeba zajistit elektrocentrálu.

• Elektrocentrálu je možné si půjčit v půjčovně stavební techniky či od dodavatetelů technického zajištění akce. Vypočítejte si požadovaný výkon a počítejte s tím, že je nutné složit kauci v hotovosti 10-20 tis. Ne všechny elektrocentrály jsou vhodné pro “jemnou techniku”.

• Nezapomeňte na dostatek prodlužovaček!

9) Sestavit harmonogram a produkční plán akce

• Vyhraďte si dostatek času na přípravu akce (rozložení stánků, stanovišť, pódia, apod.), technické či jiné zkoušky, složení a úklid po akci (některé akce je třeba připravovat např. i s předstihem 1 dnu, to je nutné zohlednit již při výběru termínu a místa). Nechte si pokud možno nějakou časovou rezervu.

• Produkční plán může vypadat nějak tento článek.

• Vytvořte si složku, kam si uložíte všechny dokumenty spojené s touto akcí. Výrazně Vám usnadní práci v budoucnu, výhodné je mít také seznam dodavatelů.

• Složku dokumentů týkající se zahájení pražské kampaně 20/5/2019 najdete zde a složku dokumentů týkající se zahájení pražské kampaně 3/3/2019 najdete zde.

• Složku s akcemi najdete také zde.

10) Připravit personální plán a štábovku:

• Rozmyslete si kolik lidí, na jakých stanovištích a na jak dlouho potřebujeme.

• Pracujte v maximální možné míře s dobrovolníky, na jejich oslovení je možné použít hromadný mail, ale nejlepší je oslovit je osobně a každému dát takovou úlohu, která ho bude v ideálním případě i bavit, můžete se jim i ozvat např. telefonicky.

• Je vhodné uspořádat organizační schůzku k akci, kde si rozdělíte role a vyjasníte úlohy - u velké akce není vhodné to nechávat až na den konání akce.

• Některé pozice je dobré pokrýt profesionály - např. Security nebo catering.

• Nezapomeňte na dostatek řidičů ideálně s vlastním (velkým) autem.

• Sepište si tzv. Štábovku - seznam všech kontaktů a lidí, kteří se podílejí na akci - od úředníků, přes umělce i dobrovolníky, a mejte ji u sebe, kdyby se cokoliv stalo, je třeba mít kontakty a operativně řešit věci na místě.

• Pár dní před konáním akce všechny znovu oslovte - platí pro dobrovolníky,dodavatele i interprety a potvrďte si, že vědí v kolik a kde mají být, koho mají kontaktovat v případě potíží.

• Dobrovolníkům můžete dát tištěný nebo online rozpis od kolika do kolika mají kde být a co mají na starost.

11) Sledovat hygienická pravidla pro konání velkých veřejných akcí

Z epidemie covidu máme zkušenost, že se nažízení pro pořádání veřejných akcí měnila velmi často, je proto vhodné sledovat aktuální nařízení (kolik osob na akci, za jakých podmínek atd.) a podle toho zajistěte s předstihem její průběh, tak abychom neohrozili zdraví nás, pořadatelů, vystupujících ani veřejnosti.

1) Domluvte si s dobrovolníky odnos / odvoz věcí z Pice na místo akce v dostatečném časovém předstihu, tak abyste stihli vše nachystat.

2) Na místě znovu si projděte, co kde bude umístěno, kdo má co na starosti, komu se ozvat, když by byl s něčím problém - je potřeba činnosti delegovat a koordinovat, pokud jste se patřičně věnovali plánování, vše by mělo probíhat bez větších potíží.

3) Buďte pozitivní a vítejte příchozí dobrovolníky - vstali jen kvůli Vám a Pirátům.

4) Doporučujeme všechny pořadatele viditelně označit - plackou, tričkem, páskou na ruce apod.

5) Buďte na telefonu - vždy se najde někdo, kdo potřebuje poradit, nebo místo nemůže najít.

6) Snažte se dodržet rozložení místa dle záboru, může vám přijít kontrola.

7) Nezapomeňte nachystat na zázemí pro pořadatele a dobrovolníky, vystupující či umělce, a to včetně jídla a pití - informujte dobrovolníky, kde zázemí najdou a že je jim k dispozici.

8) Po skončení místo ukliďte a odvezte odpad - myslete na to, aby se Vám dobrovolníci po akci nerozprchli a pomohli Vám také s úklidem místa.

1) Všem zúčastněným dobrovolníkům a účinkujícím poděkujte - osobně, zprávou nebo můžete také připravit infografiku a poděkovat jim veřejně na sociálních sítích.

• Dejte dohromady fotky a videa a přidejte je do složky, nebo je aspon nasdílejte k události či do relevantních skupin a promujte výstup z akce.

• Sestavte přehled výdajů jako další sloupec do tabulky rozpočtu akce. Pokud máte čas, klidně zanalyzujte očekávání vs. realita. Pomůže Vám při plánování podobné akce v budoucnu.

• Pohlídejte, zda všichni vyfakturovali, co měli a co nejdříve zprocesujte všechny žádosti o proplacení, případně k zálohovým platbám doložte daňové doklady. Pokud vznikly nějaké smlouvy, zajistěte jejich vložení do registru smluv - není nutné u jednorázových smluv.

• Zhodnoťe, zda byl splněn cíl akce a pokud ne, tak jak toho příště dosáhnout.

• Napište si, co byste příště udělali jinak nebo co se naopak povedlo - velmi Vám to ulehčí práci při plánování a realizaci příští akce. Celkové vyhodnocení včetně finálního rozpočtu prezentujte nadřízenému orgánu - PKS např.

Hodně štěstí s akcí!