Návod pro tvorbu zápisu ze zasedání celostátního fóra

Zápis ze zasedání celostátního fóra je dokument, který má zachytit důležité a rozhodující momenty zasedání, umožnit nezúčastněným rychle obsáhnout co se projednávalo a rozhodlo. V neposlední řadě se zápis přikládá k podání o změně stanov na ministerstvo vnitra.

Zápis není a nemá být stenografický záznam, kdo co přesně řekl. Na to máme videozáznam.

• Datum, čas(zahájení a ukončení) a místo jednání
• Informace o svolání (kdy, kdo, kde, odkaz)
• Pořad (a informace o projednání pořadu), informace o jeho změnách
• Seznam účastníků (členů, registrovaných příznivců, oficiálních hostů) - dodání předem zajistit s organizátorem, jako přílohu
• Seznam činovníků - předsedajících, zapisovatelů, ověřovatele, časomíry, volební komise, správců hlasování a dalších
• Informace o pořadateli
• Veškeré procedurální úkony (včetně třeba konsensuálních či optických hlasování)
• Veškeré návrhy (včetně procedurálních a včetně neschválených) v plném znění a s uvedením navrhovatele; rozsáhlejší návrhy formou přílohy k zápisu
• Ke každému bodu zachytit, kdo vystupoval, případně jak se stavěl k návrhům, jaké zazněli návrhy, případně hlasování
• U každého sčítaného hlasování zachytit otázky, možnosti hlasování, způsob hlasování (počet možných hlasů), hlasy pro jednotlivé možnosti a vyhlášený výsledek
• Seznam přijatých usnesení jako přílohu

• Pro tvorbu zápisu lze s výhodou využít https://codimd.pirati.cz/; zveřejnění se pak provádí na https://forum.pirati.cz/ v příslušném vlákně jednání
• Je vhodné si připravit úvodní informace a strukturu předem, stejně tak co nejvíce obsahu (hlasování, návrhy)
• Pozor na to, aby mimo skupinu činovníků byl zápis k dispozici jen pro čtení
• Předem je třeba vytvořit tým činovníků, a zejména předsedající a zapisovatelé, aby si nějak rozdělili směny
• Ověřovatele je nezbytné určit předem. Měl by průběžně sledovat, že všechny povinné údaje se v zápise průběžně objevují
• Je vhodné do zápisu uvádět časové značky, zejména na začátcích a koncích bodů, při vyhlašování hlasování, otvírání rozpravy a podobně.

Jednací řád CF o zápisu říká:

Na tento návod odkazují tyto stránky.

• Zápisy stranických týmů
• Jednací řád celostátního fóra