Spisová značka

Administrativní odbor vyhlašuje k provedení §1(1)a,c statutu administrativního odboru následující vyhlášku:

Dokumenty, rozhodnutí či usnesení orgánů strany musí být jednoznačně identifikovány.

Spisová značka je řetězec, který jednoznačně identifikuje oficiální spis, nemá-li jiný identifikátor. Spisová značka se přiděluje při projednání věci v příslušném orgánu (např. krajském předsednictvu či na zasedání) anebo je přiřazena automaticky při vytvoření žádosti v redmine, viz např. podatelna.

Spisová značka má následující možné tvary:

• ZO 120/2010 – tvar doporučený pro spis, který není veden na redmine (v tomto případě jde o 120. podání zahraničního odboru Pirátů v roce 2010), dále jen „stará spisová značka“
• #2122 – doporučený tvar pro spis vedený na redmine (jde o úkol #2122 evidovaný v redmine), dále jen „nová spisová značka“
• ZO #2122 – volitelné rozšíření upřesňující, že výše uvedený úkol je v působnosti zahraničního odboru

Stará spisová značka začíná zkratkou orgánu strany, do jehož působnosti dokument spadá, následuje mezera a pořadové číslo dokumentu v daném roce, které mu orgán přiřadil, lomítko a rok. Značka neobsahuje uvozující nuly v pořadovém čísle. (Stará značka se dříve používala i ke správě jmenných prostorů na dokuwiki, což je ale nyní zavržený způsob uchování dokumentů.)

Nová spisová značka je tvořena volitelnou zkratkou orgánu, mezerou, hash (zmáčkni AltGr + X) a bez mezery číslem úkolu v redmine. Číslo úkolu se dá zjistit u nového podání či úkolu v hlavním nadpise (viz obrázek) a také je součástí URL. Pokud je to třeba, lze u podání vést obě spisové značky (viz opět příklad níže), jinak se pole spisová značka nechává nevyplněné.

Zavedení nové spisové značky je pouze novou možností, která ulehčí práci; v žádném případě není povinné ani nemají být měněny značky otevřených spisů.

Číslo jednací se používá, pokud nestačí spis identifikovat spisovou značkou a je třeba určit konkrétní dokument daného spisu. Číslo jednací je tvořeno spisovou značkou, pomlčkou a číslem dokumentu (záznamu). Číslo jednací tak např. vypadá:

• ZK Pha 131/2015-1 – označuje první dokument ve spisu, který má spisovou značku ZK Pha 131/2015, neboli tuto žádost o informace.
• #2590-13 – označuje poznámku v daném úkolu na redmine, kde lze publikovat zápisy v jednom úkolu, např. zápisy z krajské schůze, z jednání zastupitelského klubu či jiného týmu apod. (v tomto případě označuje #2590-13 třináctou poznámku k úkolu č. 2590, kde byl publikován návrh klubu zastupitelů za Piráty v Praze ve věci odkupu stadionu Ďolíček)

S vedením spisů souvisí návod na vedení spisové služby.

Prosím nepoužívejte zkratky v dokumentech, které jsou určeny členům či veřejnosti, bez předchozího vysvětlení významu zkratky. Díky tomu zůstane obsah dokumentu vždy srozumitelný i lidem bez znalosti zkratky.

Pro orgán strany se použijí dvě písmena jednoznačně ho identifikující: CF, RV, RP, ZO, MO, FO, AO, TO, KK, RK, VK, PO. V oficiálních dokumentech je s výjimkou spisové značky nutné používat celý název orgánu.

Pro oblastní orgány je součástí jejich zkratky zkratka sdružení, která následuje za označením orgánu. V krajském sdružení působí orgány krajské fórum (KF), předsednictvo krajského sdružení (PKS) a zastupitelský klub na úrovni kraje (ZK). V místním sdružení působí orgány místní fórum (MF), předsednictvo místního sdružení (PMS) a zastupitelský klub na místní úrovni (ZK). Krajským sdružením jsou přiděleny následující zkratky:

Zkratky místních sdružení udává list.

Výsledné označení orgánu ve spisové značce tak vypadá např. následovně:

• ZK Pha – zastupitelský klub Pirátů v Praze na krajské úrovni (Magistrát hl. m. Prahy)
• PKS KVK – krajské předsednictvo Karlovarský kraj
• MF MSK-Ka – místní fórum Karvinsko

Předpisy se v oficiálních dokumentech označují svým názvem. Předpisy nemají spisovou značku, nýbrž jen oficiální zkratku. Po uvedení oficiálního názvu lze zavést oficiální zkratku, např. pokud je dále citováno konkrétní ustanovení, lze je zkracovat podle jejich oficiální zkratky:

Zkratky předpisů jsou určeny ve sbírce vnitřních předpisů. Zkratka vyhlášky odboru zpravidla začíná zkratkou daného odboru, zkratka vnitřního předpisu oblastního sdružení zkratkou sdružení.

• Vydáno 4. 2. 2010, novelizováno 21. 6. 2011
• Komplexní novela, s platností od 1. 1. 2012
• Novela 8. 5. 2013
• Komplexní novela, s platností od 1. 1. 2014
• Novela 17. 9. 2016