Obsah
Návod pro tvorbu zápisu ze zasedání celostátního fóra
Zápis ze zasedání celostátního fóra je dokument, který má zachytit důležité a rozhodující momenty zasedání, umožnit nezúčastněným rychle obsáhnout co se projednávalo a rozhodlo. V neposlední řadě se zápis přikládá k podání o změně stanov na ministerstvo vnitra.
Zápis není a nemá být stenografický záznam, kdo co přesně řekl. Na to máme videozáznam.
Povinné součástí zápisu
- Datum, čas(zahájení a ukončení) a místo jednání
- Informace o svolání (kdy, kdo, kde, odkaz)
- Pořad (a informace o projednání pořadu), informace o jeho změnách
- Seznam účastníků (členů, registrovaných příznivců, oficiálních hostů) - dodání předem zajistit s organizátorem, jako přílohu
- Seznam činovníků - předsedajících, zapisovatelů, ověřovatele, časomíry, volební komise, správců hlasování a dalších
- Informace o pořadateli
- Veškeré procedurální úkony (včetně třeba konsensuálních či optických hlasování)
- Veškeré návrhy (včetně procedurálních a včetně neschválených) v plném znění a s uvedením navrhovatele; rozsáhlejší návrhy formou přílohy k zápisu
- Ke každému bodu zachytit, kdo vystupoval, případně jak se stavěl k návrhům, jaké zazněli návrhy, případně hlasování
- U každého sčítaného hlasování zachytit otázky, možnosti hlasování, způsob hlasování (počet možných hlasů), hlasy pro jednotlivé možnosti a vyhlášený výsledek
- Seznam přijatých usnesení jako přílohu
Tipy
- Pro tvorbu zápisu lze s výhodou využít https://codimd.pirati.cz/; zveřejnění se pak provádí na https://forum.pirati.cz/ v příslušném vlákně jednání
- Je vhodné si připravit úvodní informace a strukturu předem, stejně tak co nejvíce obsahu (hlasování, návrhy)
- Pozor na to, aby mimo skupinu činovníků byl zápis k dispozici jen pro čtení
- Předem je třeba vytvořit tým činovníků, a zejména předsedající a zapisovatelé, aby si nějak rozdělili směny
- Ověřovatele je nezbytné určit předem. Měl by průběžně sledovat, že všechny povinné údaje se v zápise průběžně objevují
- Je vhodné do zápisu uvádět časové značky, zejména na začátcích a koncích bodů, při vyhlašování hlasování, otvírání rozpravy a podobně.
Související předpis
Jednací řád CF o zápisu říká:
§ 41 Zápis ze zasedání
Zapisovatel odpovídá za vyhotovení zápisu ze zasedání. Pro tento účel může jednání též nahrávat na zvukový záznam. Zápis podepisuje zapisovatel a ověřovatel. Ze zápisu nebo jeho příloh musí být patrné následující údaje:
- a) datum a čas jednání, případně jeho řádné oznámení,
- b) listina přítomných a jména činovníků jednání,
- c) pořad zasedání,
- d) plné znění všech předložených návrhů a jména jejich navrhovatelů,
- f) přijatá rozhodnutí, případně
- g) výhrady k zápisu.
Na tento návod odkazují tyto stránky.