Oficiální část schůze začíná o půl šesté a neměla by trvat déle, než 2 hodiny. Po tuto dobu musí být nabídnut atraktivní program jednání, který bude zajímavý pro většinu. Na schůzích KS by neměly být řešeny vnitrostranické spory a problémy, od toho je zde fórum a možnost se sejít na social eventech.
Při schvalování programu jednání členové KS posoudí a rozhodnou, které téma je pro ně nejdůležitější a hodlají mu věnovat svůj čas. Zbývající témata lze diskutovat na fóru, social eventech, neformálních částech před a po schůzi.
Jsou pořádány schůze PKS, které jsou taktéž veřejné.

• Příchod organizátorů

• Začátek neformální diskuze s novými členy (začlenění do kolektivu pro jejich lepší pocit při diskuzi)

• Začátek oficiální části schůze

• Prezence
• Určení zapisovatele

• Návrh programu jednání a jeho schválení
• Program musí obsahovat předpokládanou dobu diskuze nad ním
• Pokud program zahrnuje hlasování na schůzi, určí se volební komise (skrutátoři)

• 1. blok jednání
• Tématicky zaměřené přednášky, vysvětlující programové teze, fungování stranických systémů, diskuze nad projekty z inkubátoru, …

• Přestávka

• Představení zájemců o členství
• Hlasování o přijetí zájemců o členství

• 2. blok jednání
• Projednávání programu podle pořadí bodů

• Ukončení oficiální části schůze
• Neformální diskuze, pomoc s prací s technickými systémy strany

• Schůze je oznámena nejpozději 10 dní dopředu, a to pomocí:
  • vlákna na fóru
  • záznamu v Pirátském kalendáři
  • soukromé zprávy
  • hromadného e-mailu členům a RegP kraje
  • příspěvku na sociálních sítích
  • události na Facebooku a Google+
• Výběr místa respektuje předpokládanou účast. Preferuje se klidné místo (učebna, salonek). Předsednictvo kraje si vyhradí místo takové, kde vidí na ostatní účastníky schůze a má před sebou projektor (promítá na volnou stěnu). Uspořádání stolů se preferuje podkovovité.
• Předsedající se dostaví na místo schůze nejpozději půl hodiny před zahájením neformální diskuze.
• S sebou má notebook, blok a tužky, univerzální hlasovací lístky, prázdné přihlášky a jiné dokumenty, aktuální seznam členů KS, nástroj na sjednávání klidu (kladívko, zvonek, …), kopii předpisů (jednací a volební řád) a další.
• Pokud se schůze koná na místě, kde se předpokládají ztížené zvukové podmínky, zajistí se ozvučení (mikrofon, reproduktory, megafon, …)
• Zajistí si přístup k internetu a k projektoru.
• Přednačte si na webu stránky týkající se aktuální schůze.
• Připraví návrh programu podle harmonogramu.
• Na konci schůze si převezme zápis ze schůze a zveřejní jej nejpozději do 2 dnů.