Pravidla fungování finančního odboru

§ 1 Tento dokument obsahuje postupy k provedení pravidel hospodaření a rozpočtových pravidel. Finanční odbor může akceptovat i jiný způsob splnění náležitostí vnitřního předpisu, který má srovnatelný účinek nebo plní daný účel.

§ 2 Základními společnými cíli jsou, aby:

• a) dodavatelé a členové obdrželi co nejdříve peníze, které jim náleží,
• b) podávání žádostí o proplacení probíhalo jednoduše a na jednom místě (v rozpočtovém systému),
• c) účetnictví bylo vedeno průběžně a bezvadně a byla minimalizována byrokracie.

§ 3 Žádosti podávejte v rozpočtovém systému přes položku rozpočtu, ze které má být výdaj proplacen ¹⁾

§ 4 Žádost doložte dokladem o koupi zboží či poskytnutí služby vystaveným v souladu s účetními předpisy. V případě potřeby požádejte o pomoc krajského koordinátora nebo administrativní podporu.²⁾

• a) Pokud nebyl doklad vystaven elektronicky, potřebujeme uchovat jeho originál. Originály se shromažďují na centrále, fyzicky je předejte svému krajskému koordinátorovi do 14 dnů od vystavení nebo finančnímu odboru (např. poštou na adresu sídla strany).
• b) Doklad musí mít náležitosti, uvedené v Návodu pro vystavování a zasílání dokladů .
• c) Pozor, v případě zálohových faktur je třeba nahrát k žádosti či předat i konečnou fakturu za výše uvedených podmínek!

§ 5 V případě zjištění nedostatků napíše finanční odbor výhrady do wiki pod žádost a vyzve k odstranění nedostatků autora žádosti.³⁾

§ 6 Žádosti o proplacení za předchozí rok podávejte a dokládejte nejpozději do 15. ledna následujícího roku.

§ 7 Žádost hospodář odsouhlasí v rozpočtovém systému tak, nahradí slovo „neschválená“ v poli stav žádosti slovem „schválená“. Zároveň také do poznámky žadatele vloží podpis.⁴⁾