====== Produkce velké akce ====== ===== Co je potřeba si ujasnit před samotnou organizací? ===== 1)__**Určit si cíl akce**__ - co nejpřesněji ho specifikujte a potvrďte si ho se zadavatelem (PKS, PMS, volební manažer, RP apod.) 2) __**Stanovit si rozpočet akce**__ - předem si určíte, kdo jej bude platit a z jakého záměru Počítejte s náklady na: * **místo konání** (pronájem prostor / zábor prostranství, poplatek za prodejní stánky elektřina, voda, vybavení na místě - stany, stoly, zábor, židle apod., apod.), * technické zajištění (podium, dodávka, doprava, ozvučení, projekce, osvětlení, zvukař,, zajištění odpadu - TOI TOI, koše atd.), * **program akce** (hudební interpreti, OSA, tombola, přednášející, hlídání dětí, apod.), * **péči o dobrovolníky** - o dobrovolníky i pořadatele je potřeba se dobře postarat (jídlo, pití, apod.), pokud chceme občerstvení, můžeme si ho buď zajistit vlastními silami (vyjde levněji) nebo si objednat catering, * **péči o novináře** (novinářům obvykle bývá vyhrazeno speciální místo, kde je trochu klidněji - pro případné rozhovory - a kde je také malé občerstvení a ideálně káva, * **propagace** (grafik, merch, placená reklama na sociálních, tištěné materiály, výlep plakátů, vlajky apod.). **Tipy a triky k rozpočtu:** * Je dobré navazovat s dodavateli **dlouhodobější partnerství** a ideálně vybírat takové, kteří souzní s pirátskými hodnotami, pokud má akce společenský přesah, jsou pak více ochotni dát nám slevu a spolupráce je synergická. * Zjistěte si od dodavatelů komerční cenu a následně s nimi můžete komunikovat na rovinu, kolik na to můžeme uvolnit my. “Máme na catering tolik a tolik. Jsme schopni se do toho vejít? * Pro inspiraci můžete nahlédnout na [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hK1L5TGXdoMXPJnTI2Y6MzJR6UEHqtEJEJGPRVtXgq8/edit#gid=0|tento rozpočet]]. * Myslete na to, že maximum věcí **chceme platit fakturou** po dodávce zboží/služby. Tedy objednavatelem jsou Piráti, od dodavatelů chceme fakturu na převod, případně lze dohodnout zálohové platby. * Veškeré **platební podmínky i následné proplácení se řídí interními PraH**, pokud si nejste jisti, kontaktujte finanční tým: [[https://wiki.pirati.cz/ft/start|wiki.pirati.cz/ft/start]]. * **POZOR!** Pokud nám kdokoli poskytne zboží či službu zdarma, je třeba s ním uzavřít smlouvu o poskytnutí [[https://wiki.pirati.cz/fo/nefinancni_dary|nefinančního daru]]. Týká se také dobrovolnické práce. 3) __**Určit si termín akce**__ * U velkých akcí jako (festival, konference apod.) doporučujeme **začít s přípravou i několik měsíců až půl roku dopředu**, ať je dostatek času na produkci i propagaci. * Ověřte si, že se **termín nekoliduje s jinou pirátskou nebo i lokální soukromou akcí** a pokud akce s ničím nekoliduje, doporučuje ji v případě, že budete řešit zábor co nejdříve nahlásit městu, aby vám lokalitu v daném termínu nikdo nevyfouknul. 4) __**Vytipovat si lokalitu**__ - běžte se na ni **osobně podívat** a ověřte si, že je to to vhodné místo, které splňuje všechny podmínky pro konání, lokalita může být: **a) vnitřní** (sál, klub, apod.) - Je potřeba **rezervace prostoru** s provozovatelem (dejte si pozor na lhůtu pro zaplacení zálohy pokud je požadovaná), není třeba zajišťovat zábor a pracujete vždy s více či méně vybaveným prostorem. Dobré je tedy vždy si přesně zjistit, co může daný prostor nabídnout. Je-li místo pronajaté, je dobré si vždy pečlivě s pronajímatelem ujasnit co nejdetailněji Vaši představu a potvrdit si, co všechno je schopen poskytnout on a co je třeba na místo dopravit/zajistit. **b) venkovní** (náměstí, park, louka, apod.) - většinou bývá potřeba řešit **zábor veřejného prostranství** LOL** Jak zajistit zábor veřejného prostranství?** * Nejprve je potřeba zjistit, **pod který subjekt lokalita akce spadá** (město, městský obvod, Magistrát, atd.), v tom vám pomůžou [[https://mapy.cz/zakladni?x=15.6252330&y=49.8022514&z=8|mapy.cz]], kde si zobrazíte katastrální mapu a najdete všechny údaje o vlastníkovi. Následně oslovíte daný subjekt (město, obec, magistrát) a domluvíte se na dalším postupu. * Je potřeba **podat žádost** o pořádání akce (většinou se dá podat i elektronicky nebo poslat datovou schránkou) **Pozor!! Je potřeba to řešit v dostatečném časovém předstihu, akce by měla být nahlášená minimálně 30 dní před konáním akce.** * **Žádost vyžaduje podrobné informace**, stáhněte si ji tedy co nejdříve, pro vyplnění je třeba mít akci již poměrně podrobně naplánovanou. Součástí je mj. např. plánek s přesně zakreslenými stanovišti nebo SPZ aut, které na místo povezou vybavení. Na místě také musí být veřejné toalety, pokud se nikde v okolí nenachází, je třeba myslet také na zajištění vlastních mobilních toalet. * K podpisu smlouvy je třeba mít **Pověření o zastoupení**. Najdete ho v [[https://wiki.pirati.cz/ao/sablony/start|šablonách]]. * Podle typu konání akce vám město vypočte **poplatek za m2**, počítejte, s tím v rámci rozpočtu. * Pro bližší informace doporučujeme přečíst [[https://www.pruvodcepodnikanim.cz/clanek/jak-na-zabor-verejneho-prostranstvi/|tento článek]]. 5) **__Sestavit organizátorský tým a rozdělit role__** * Určete si jednoho **manažera akce**, který bude o všem vědět, celý průběh zkoordinuje a bude styčným důstojníkem pro všechny ostatní. * **Rozdělte si kompetence** - kdo se bude starat o propagaci, kdo zajišťuje program, komunikaci s dobrovolníky, s dodavateli a umělci, kdo zajistí dopravu, organizaci na místě, atd. * U velkých akcí je lepší, když jeden člověk řeší produkci a dodavatele a na práci s dobrovolníky je člověk další, aby se jim mohl plně věnovat. Práce s dobrovolníky vyžaduje více času a samozřejmě také trochu jiný přístup. 6) __**Sestavit program akce a zajistit interprety**__ * Zkuste si najít **interprety, kteří souzní s Piráty** - většinou potom rádi přijdou a za účinkování nic nepožadují nebo jsou alespoň ochotní dát nám slevu. * S interprety se většinou uzavírá [[https://docs.google.com/document/d/1q-1DmEYatDNcpgwsqs4COY-PK-vcM522frah-WIdmkM/edit/|smlouva o dílo]]., případně mají **vlastní vzor smlouvy** o spolupráci, kterou běžně používají nebo nám prostě jen **vystavují fakturu** (většinou se proplácí až po akci). * **Zjistěte si předem jejich technické požadavky**, které následně předejte technikovi / zvukaři akce. * Pokud interpreti vystoupí zdarma, je dobré jim **proplatit alespoň cestovní náklady**, nebo jim zajistit volnou konzumaci na místě. POZOR strana nikdy neproplácí alkohol. * **Zjistěte, zda je potřeba akci nahlašovat OSE nebo Integramu** - zeptejte se interpretů, zda mají uzavřenou smlouvu s OSA, pokud ano, bude potřeba akci OSE nahlásit např. prostřednictvím [[https://forms.osa.cz//|online formuláře]]. * **Chcete si půjčit skákací pirátskou loď?** - kontaktujte koordinátory JmK zde: [[https://wiki.pirati.cz/po/start]] a zajistěte si dovoz a nezapomeňte si na dopravu vyčlenit finance. Pokud se loď nachází na druhé straně republiky a Vy nemáte vlastní auto/dobrovolníka, není to zrovna levná záležitost. 7) __**Sestavit plán propagace**__- k tomu je potřeba si určit: * **Kdo bude propagaci zajišťovat?** (mediální spojka?) * **Pro koho je akce určena?** (cílová skupina) * Jaký máme na propagaci **rozpočet?** * **Jakými kanály budeme akci propagovat?** (sociální sítě, newslettery, PPC, tiskové zprávy) * **Kdy budeme akci propagovat?** Dělejte to s dostatečným předstihem, u velké akce je to i několik měsíců, nemá smysl propagovat týden před akcí!! * **Budeme připravovat tištěné materiály nebo jiné propagační materiály?** (plakáty, bannery, vlajky, bowflagy, rollupy, Áčka, cedule, tištěný program, trička nebo jiný speciální merch, apod.) - Grafickou výrobu, výlepy plakátů a další reklamu je třeba objednat s předstihem! * **Jak budeme stranu propagovat přímo na akci?** (bannery, vlajky, merch apod.) * **Jak zajistíme fotografa a kameramana?** - Podle typu akce může být dobrovolník nebo profi, ale sjednejte si podmínky i termín dodání fotek, ať máte dokumentaci pro další použití. Základ zvládnete sami na mobil, ale profi je profi! 8) __**Sestavit inventář na akci**__ * **Napište si seznam všech věcí, které budete na akci potřebovat** - pokud budete mít více stanovišť, doporučujeme si rozepsat **jednotlivá stanoviště** a k nim vše, co v nich má být, (např. zázemí pro dobrovolníky, dětský koutek, swapové stanoviště, backstage pro kapely, zázemí pro novináře, organizátorský stánek, fotokoutek,...). * Až budete balit věci na akci, doporučujeme je **balit po jednotlivých stanovištích** tak, aby dobrovolníci, kteří se o stanoviště starají věděli, co k němu patří a jak jej rozložit. Věci si přichystejte s dostatečným předstihem, můžete si na ně dát popisky, aby bylo jasné, do jakého stanoviště patří. * Pokud vám něco chybí, můžete si to pronajmout nebo **půjčit od Pirátů z jiného kraje**. * **Tipy** na to, co se může na akci hodit, najdete [[https://docs.google.com/document/d/1qcBGPCH_jtroiwgyP0-WJ2IEkmg5bbxmsJ1j6PMI1xk/edit/|tento článek]]. * Pokud jde o velkou akci, doporučujeme si **rozložení stanovišť na místě naplánovat dopředu,** mít i **plánek rozložení**, a to včetně reálných rozměrů - abyste věděli, že se vejdete. * Zjistěte si, **jaké požadavky budete mít na elektřinu** a co vám nabízí vaše lokalita-- např. při pořádání venkovního festivalu budete pravděpodobně potřebovat přípojku - zjistěte předem od zvukaře, co budete všechno potřebovat, v případě, že tam přípojka nebude, je potřeba zajistit elektrocentrálu. * Elektrocentrálu je možné si půjčit v půjčovně stavební techniky či od dodavatetelů technického zajištění akce. Vypočítejte si požadovaný výkon a počítejte s tím, že je nutné složit kauci v hotovosti 10-20 tis. Ne všechny elektrocentrály jsou vhodné pro “jemnou techniku”. * Nezapomeňte na **dostatek prodlužovaček!** 9) __**Sestavit harmonogram a produkční plán akce**__ * Vyhraďte si **dostatek času na přípravu akce** (rozložení stánků, stanovišť, pódia, apod.), technické či jiné zkoušky, složení a úklid po akci (některé akce je třeba připravovat např. i s předstihem 1 dnu, to je nutné zohlednit již při výběru termínu a místa). Nechte si pokud možno nějakou časovou rezervu. * Produkční plán může vypadat nějak [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jRXo1ojdd_NUpL-Z5vDAcupzq8oyuj-TJXIznJjuS04/edit#gid=0/|tento článek]]. * Vytvořte si složku, kam si uložíte všechny dokumenty spojené s touto akcí. Výrazně Vám usnadní práci v budoucnu, výhodné je mít také seznam dodavatelů. * Složku dokumentů týkající se zahájení pražské kampaně 20/5/2019 najdete [[https://drive.google.com/drive/folders/1hJiB2T0G1iK9HjNGH7aplcfp0FV4FrIz/|zde]] a složku dokumentů týkající se zahájení pražské kampaně 3/3/2019 najdete [[https://drive.google.com/drive/folders/1pWMthkkq1zNZ4E6rjrxUdfiNlikIK3rb|zde]]. * Složku s akcemi najdete také [[https://drive.google.com/drive/folders/1DG4oyTpfgRjTXYCCXzJKv0r28ORbRBMm|zde]]. 10) __**Připravit personální plán a štábovku:**__ * Rozmyslete si **kolik lidí, na jakých stanovištích** a na jak dlouho potřebujeme. * **Pracujte v maximální možné míře s dobrovolníky**, na jejich oslovení je možné použít hromadný mail, ale nejlepší je oslovit je osobně a každému dát takovou úlohu, která ho bude v ideálním případě i bavit, můžete se jim i ozvat např. telefonicky. * Je vhodné uspořádat **organizační schůzku k akci**, kde si rozdělíte role a vyjasníte úlohy - u velké akce není vhodné to nechávat až na den konání akce. * **Některé pozice je dobré pokrýt profesionály** - např. Security nebo catering. * Nezapomeňte na **dostatek řidičů** ideálně s vlastním (velkým) autem. * **Sepište si tzv. Štábovku** - seznam všech kontaktů a lidí, kteří se podílejí na akci - od úředníků, přes umělce i dobrovolníky, a mejte ji u sebe, kdyby se cokoliv stalo, je třeba mít kontakty a operativně řešit věci na místě. * **Pár dní před konáním akce všechny znovu oslovte** - platí pro dobrovolníky,dodavatele i interprety a potvrďte si, že vědí v kolik a kde mají být, koho mají kontaktovat v případě potíží. * Dobrovolníkům můžete dát **tištěný nebo online rozpis** od kolika do kolika mají kde být a co mají na starost. 11) __**Sledovat hygienická pravidla pro konání velkých veřejných akcí**__ Z epidemie covidu máme zkušenost, že se nažízení pro pořádání veřejných akcí měnila velmi často, je proto vhodné sledovat aktuální nařízení (kolik osob na akci, za jakých podmínek atd.) a podle toho zajistěte s předstihem její průběh, tak abychom neohrozili zdraví nás, pořadatelů, vystupujících ani veřejnosti. ===== Jak probíhá den konání akce? ===== 1) **Domluvte si s dobrovolníky odnos / odvoz věcí** z Pice na místo akce v dostatečném časovém předstihu, tak abyste stihli vše nachystat. 2) **Na místě znovu si projděte, co kde bude umístěno**, kdo má co na starosti, komu se ozvat, když by byl s něčím problém - je potřeba činnosti delegovat a koordinovat, pokud jste se patřičně věnovali plánování, vše by mělo probíhat bez větších potíží. 3) **Buďte pozitivní a vítejte příchozí dobrovolníky** - vstali jen kvůli Vám a Pirátům. 4) **Doporučujeme všechny pořadatele viditelně označit** - plackou, tričkem, páskou na ruce apod. 5) **Buďte na telefonu** - vždy se najde někdo, kdo potřebuje poradit, nebo místo nemůže najít. 6) **Snažte se dodržet rozložení místa** dle záboru, může vám přijít kontrola. 7) **Nezapomeňte nachystat na zázemí pro pořadatele a dobrovolníky**, vystupující či umělce, a to včetně jídla a pití - informujte dobrovolníky, kde zázemí najdou a že je jim k dispozici. 8) **Po skončení místo ukliďte a odvezte odpad** - myslete na to, aby se Vám dobrovolníci po akci nerozprchli a pomohli Vám také s úklidem místa. ===== Na co nezapomenout po akci? ===== 1) **Všem zúčastněným dobrovolníkům a účinkujícím poděkujte** - osobně, zprávou nebo můžete také připravit [[https://www.facebook.com/photo/?fbid=10226999800638816&set=gm.1986642268365605&idorvanity=597893830573796/|infografiku]] a poděkovat jim veřejně na sociálních sítích. * **Dejte dohromady fotky a videa** a přidejte je do složky, nebo je aspon nasdílejte k události či do relevantních skupin a promujte výstup z akce. * **Sestavte přehled výdajů** jako další sloupec do tabulky rozpočtu akce. Pokud máte čas, klidně zanalyzujte **očekávání vs. realita**. Pomůže Vám při plánování podobné akce v budoucnu. * Pohlídejte, zda všichni vyfakturovali, co měli a co nejdříve **zprocesujte všechny žádosti o proplacení**, případně k zálohovým platbám doložte daňové doklady. Pokud vznikly nějaké smlouvy, **zajistěte jejich vložení do registru smluv** - není nutné u jednorázových smluv. * **Zhodnoťe, zda byl splněn cíl akce** a pokud ne, tak jak toho příště dosáhnout. * **Napište si, co byste příště udělali jinak nebo co se naopak povedlo** - velmi Vám to ulehčí práci při plánování a realizaci příští akce. Celkové vyhodnocení včetně finálního rozpočtu **prezentujte nadřízenému orgánu** - PKS např. 8-) Hodně štěstí s akcí!