====== Pravidla Archivu a Registru smluv ====== **Administrativní oddělení** Kanceláře strany **vydává** podle [[/rules/or#postupy_a_pravidla|§ 5 (2)]] tohoto Organizačního řádu **následující pravidla**: * na základě kompetencí kanceláře v administrativní oblasti(([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (2) f) a i) OŘ]])) //online a fyzická správa členských přihlášek// a //plnění archivačních povinností podle zákona o archivnictví// (([[/rules/or#administrativni_odbor|§ 12 (1) e) a g) OŘ]])) a dalších kompetencí //správa registru smluv// a //správa spisové služby// dle [[/rules/or#administrativni_odbor|Organizačního řádu]] * podle [[/rules/prah#a_smlouva|§ 11a (2) PraH]] určujíce //povinně evidovaná metadata smluv//. ? Centrální spisovna: : Česká pirátská strana vede **listinnou** spisovnu smluv, která je umístěna v sídle strany((Adresu sídla naleznete na [[https://www.pirati.cz/kontakt/|webu]].)). ? Registr smluv: : Vedle toho vede i **digitální** (transparentní) spisovnu pod názvem **Registr smluv** na adrese [[https://smlouvy.pirati.cz/]] ? Správce: : **Správcem** listinné spisovny a registru je Administrativní oddělení kanceláře strany. ====== Archivace dokumentů ====== 1. Veškeré listinné smlouvy a dokumenty České pirátské strany se v originále archivují v Centrální spisovně, Elektronické v [[https://smlouvy.pirati.cz/|Registru smluv]], [[https://piroplaceni.pirati.cz/|Piroplácení]] nebo [[https://chobotnice.pirati.cz/|Chobotnici]]. 2. Zástupce strany ((kdo je zástupce strany a jak má vypadat podpis dokumentu se řídí [[rules/st#jednani_jmenem_strany|Stanovami čl. 14]] a [[rules/or#pravni_akty_a_zastupovani|Organizační řád §29, §30]])), který dokument podepsal, je povinen jej po podepsání všemi smluvními stranami ihned po podpisu doručit příslušnému [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátorovi Krajského sdružení]] (dále jen Koordinátor) nebo Kanceláři strany (sídlo Na Moráni 360/3, 128 00 Praha 2) a to v listinné podobě. ====== Registr smluv ====== 1. Dokumenty do Registru jsou oprávněni nahrávat všichni členové, [[https://wiki.pirati.cz/po/start#koordinatori|Koordinátoři Krajského sdružení]] a další určené osoby. 2. V Registru existují následující skupiny, kde každá má minimálně stejná oprávnění, jako předchozí:\\ * 1. **Návštěvníci**. Kdokoliv, kdo otevře Registr bez přihlášení. Může zobrazovat veřejné smlouvy a informace o nich, veřejné soubory apod. * 2. **Běžní uživatelé**. Do této skupiny od základu patří všichni členové. Tato skupina má právo nahrávat nové smlouvy, před schválením upravovat či mazat své vlastní smlouvy a vytvářet druhé smluvní strany.\\ * 3. **Tajní čtenáři.** Mohou zobrazovat neveřejné informace o všech smlouvách. Do této skupiny patří kromě [[/kk/|Kontrolní komise]] např. [[/po/start#koordinatori|Koordinátoři krajských sdružení]].((Seznam je udržován pomocí [[https://chobotnice.pirati.cz/organization/group/704/change/?_changelist_filters=q%3DNeve%25C5%2599ejn%25C3%25AD|této skupiny]].))\\ * 4. **Správci.** Mohou schvalovat nahrané smlouvy a odstranit / upravit cizí smlouvy.\\ * 5. **Supersprávci.** Mohou přidávat, upravovat a mazat typy smluv, problémy se smlouvami a naše smluvní strany.\\ 3. Do registru se [[https://smlouvy.pirati.cz/admin/contracts/contract/add/|vkládají]] veřejné i neveřejné informace, [[/ao/navody/anonymizace|anomymizované]] i původní verze smluv. K neveřejným údajům mají přístup jen tajní čtenáři a vyšší. 4. Při digitalizaci (skenování) dokumentů k nahrání uživatelé dbají na kvalitu - čitelnost, přesnost a zachování v souboru skenu v souladu s [[#skenovani_dokumentu|pravidly níže]]. 5. Uživatel, který smlouvu nahrává, je povinen řídit se předepsaným [[ao:navody:registr|postupem]] a zadá k ukládané smlouvě alespoň povinné údaje podle [[/ao/pravidla/registr#evidovana_udaje|pravidel níže]]. 6. __Pokud dokument již není založen v příslušné spisovně, při nahrávání uživatel uvede, že dokument je "Na cestě" a jméno osoby zodpovědné za doručení smlouvy do Fyzické spisovny.__ 7. Uživatel, který smlouvu nahrává, je dále povinen zajistit doručení listinné smlouvy do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou, do 30 dní od nahrání do registru smluv**). Dokumenty umístěné na jakémkoliv jiném místě nelze považovat za doručené do spisovny. 8. V pořádku((se správnými metadaty)) nahraný a doručený dokument bude schválen a zveřejněn v Registru správcem až po jeho fyzickém doručení do Centrální spisovny, viz bod 6. Správce chybně nahraný dokument sám opraví nebo vrátí k opravě. 9. U doručeného dokumentu správce v registru před uložením doplní údaj, že dokument je Uložen. (Nikoliv už na cestě.) 10. Pokud dojde k potížím s nahraným dokumentem, kontaktujte správce prostřednictvím [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao/issues/new|Redmine]]. 11. Pokud by u některého dokumentu mohlo dojít k prodlení s plněním, může Vedoucí Administrativního odbor dát pokyn přes [[https://redmine.pirati.cz/projects/ao|Redmine]] ke schválení dokumentu v Registru bez fyzického držení dokumentu správcem.\\ V takovém případě je žadatel o zanesení povinen do 3 pracovních dnů ((v případě doručování poštou je rozhodné datum podání)) doručit fyzický dokument do sídla strany do řádné poštovní schránky a to buď osobně, nebo poštou (**minimálně doporučenou zásilkou**). ===== Skenování dokumentů ===== Tato pravidla obsahují pokyny pro dosažení optimální kvality skenování dokumentů, které jsou nahrávány do Registru smluv či jinak distribuovány za účelem digitalizace. Cílem je zajistit vysokou čitelnost, přesnost a zachování důležitých informací během procesu digitalizace. * 1. Nahraný dokument by měl být naskenován v dostatečně čitelné kvalitě a nerozmazaný ve formátu .pdf, * 2. Součástí skenu nesmí být stíny((fotoaparátu apod.)), vodoznaky použitých aplikací, prsty a jakékoliv jiné objekty, * 3. Jednotlivé stránky musí být v rámci souboru skenu správně natočené a seřazené ve správném pořadí; úhel skenu nesmí přesahovat 4 stupně, * 4. Zachycení celého dokumentu - zajistěte, aby sken zachytil celý dokument včetně okrajů a čísle stránek, * 5. Při ukládání digitalizovaných dokumentů zvažte použití komprese a dalších technik ke snížení velikosti souborů. Při tom však dbejte na uchování čitelnosti a kvality. ===== Evidované údaje ===== V Registru smluv se pro každou smlouvu **povinně eviduje:** * Název smlouvy * Datum posledního podpisu smlouvy * Datum začátku a (očekávaného) konce smluvního vztahu * Druhy smlouvy ze seznamu definovaného správcem * a všechny Smluvní strany jednotlivě, pro každou: * Název (Jméno) osoby * pro právnické osoby: * IČ * pro fyzické osoby: * Rok narození * Obec Bydliště * Zástupce podepisujícího za osobu, pokud je * U České pirátské strany dále Organizační složku a Funkci zástupce Všechny dokumenty (přílohy, dodatky) k jednomu smluvnímu vztahu evidujeme v rámci jednoho záznamu. Dále evidujeme * Uživatele, které smlouvu nahrál a Schvalující osobu * Náklady smlouvy (hodinovou sazbu, měsíční odměnu nebo celkové náklady) * Odkaz na související Výběrové řízení * Odkaz na související Záměr * Odkaz na související Schválení orgánem strany (pokud nestačí záměr) * Historii změn * Archivační informace k fyzickému dokumentu ====== Ukládání listinných dokumentů ====== 1. Listinné dokumenty se ukládají do Centrální spisovny až po ověření, že elektronická verze je řádně nahrána v odpovídajícím systému. 2. Listinné dokumenty jsou při ukládání třízeny podle následujícího systému: * **Přihlášky** abecedně podle (prvního) příjmení osoby. Přihlášky k ukončeným členstvím pak společně podle roku následujícího po ukončení. * **Politické smlouvy** (předvolební a povolební koalice, dohodě o podpoře, závazky kandidátů, apod...) do samostatného Šanonu rozděleného podle druhu voleb v pořadí: * Prezidentské (dle let voleb) * Eurovolby (dle let voleb) * Sněmovní volby (dle let voleb) * Senátní volby (abecedně dle příjmení kandidáta, dále dle let) * Krajské volby (dle let voleb, dále abecedně dle kraje) * Komunální volby (dle let voleb, dále abecedně dle obce) * **Osvědčení** o funkci(([[/rules/or#osvedceni|§§ 30 a 31 OŘ]])) **a pověření** zastupováním (abecedně dle pověřeného), * **Ostatní smlouvy** abecedně dle názvu protistrany, všechny smlouvy s jednou osobou v jedné složce, * **Ostatní dokumenty**, např. úřední komunikace, zápisy ze zasedání celostátního fóra, originály stanov apod. ---- dataentry predpis ---- původce_page : ao:start # adresa organizační složky, která předpis vydala typ : pravidla # typ předpisu - např. vyhláška, stanovy, jednací řád, statut zkratka : AO-Arch # zkratka, pod kterou se předpis cituje zásadní : ne # zda byl předpis schválen jako zásadní návrh aktualizace_hidden : 2023-04-16 # datum aktualizace, nepovinné opravit_hidden : ANO # hodnoty (ANO) zda potřebuje aktualizovat. Slouží výhradně pro pomocný seznam. Aktualizováno : 21.11.2024 stav : aktuální ---- ====== BOX:related ====== ===== Související ===== ==== Systémy ==== * https://smlouvy.pirati.cz/ (Veřejné) * [[https://smlouvy-archiv.pirati.cz/|Starý registr]] * [[https://mrak.pirati.cz/f/908228|Digitální kopie smluv na Mraku]] (Neveřejné) * https://piroplaceni.pirati.cz/ (Veřejné) * [[https://chobotnice.pirati.cz/applications/paperapplication/|Digitální kopie přihlášek v Chobotnici]] (Neveřejné) ==== Návody ==== * [[/ao/navody/registr]] * [[/ao/navody/anonymizace]] ==== Předpisy ==== * [[/rules/or]]